Документи

Документи можуть бути внутрішні, вхідні та вихідні. У документа завжди вказано його тип: Договір, Лист, Службова записка і т.д. Посади, які мають відповідну роль, можуть доповнювати довідник типів документів.

Структура документа

Після створення документ представлений у системі таким чином, щоб із ним можна було зручно працювати: модифікувати (за наявності прав і відповідного статусу документа), переглядати, пересилати і т.д.

Документ у системі представлений як набір атрибутів, включно з доданим до нього файлом або безліччю файлів. Файли до документа можна додавати або створити новий текстовий файл у редакторі системи. Детально про додавання та створення файлів читайте в статті.

Верхня частина інтерфейсу містить базові відомості про документ:

• тема документа;

• відомості про відповідального по документу;

• тип документа та його напрямок (вхідний, вихідний, внутрішній);

• дата створення або реєстрації;

• статус документа.

Таб Деталі містить основну інформацію документа:

• опис документа;

• для вхідних документів - інформація про дату надходження та номер;

  

• картка документа та файли, що підписуються;

  

• підписи та погодження;

  

• спосіб реєстрації (відображається до моменту реєстрації);

• розсилка документа (виконується в момент реєстрації).

  

Сторони документа

Якщо в Загальних налаштуваннях акаунта компанії активована функція “Сторони документа”, то в табі Деталі буде відповідний розділ.

Підписанти (організації та контрагенти) будуть виведені в сторони документа автоматично. Також в сторони документа можна додати інших учасників клікнувши в поле розділу та обравши зі списку.

Довічне зберігання та відмова від концепції Архіву

У Шрифт ми свідомо відмовилися від традиційного модуля «Архів» на користь концепції Safe Storage (Безпечного довічного зберігання). Ми вважаємо, що в цифровому світі штучне розділення документів на «оперативні» та «архівні» є пережитком минулого.

Чому в «Шрифті» немає кнопки «Передати в архів»?

• Відсутність фізичних обмежень: Ідея архіву виникла через брак місця на полицях та столах. У цифровій системі місце практично не обмежене. Документ, створений 5 чи 10 років тому, не займає «місця в кабінеті» і не заважає поточній роботі.

• Миттєвий доступ до історії: Ми переконані, що документ десятирічної давнини має бути так само доступним для пошуку, як і вчорашній. Вам не потрібно «йти у підвал» (відкривати окремий модуль, розпаковувати томи чи справи) — усі дані завжди під рукою в єдиному інтерфейсі.

• Збереження живих зв'язків: Традиційні електронні архіви застарілих СЕД «заморожують» документ, розриваючи його зв'язок із контекстом. У нашому підході навіть через багато років ви бачите не просто файл, а всю історію: хто погоджував, які були чати, які завдання виконувалися і хто був відповідальним.

• Автоматизація замість бюрократії: Замість того, щоб змушувати співробітників формувати «справи» та «томи» (витрачаючи сотні годин на рік), система структурує документи за допомогою журналів реєстрації та метаданих.

Як це працює на практиці?

Коли робота над документом завершена, він залишається в статусі «Зареєстрований». І він залишається частиною інформаційного поля співробітників компанії.

Статуси документа

Статус Чернетка означає, що документ ще ніким не підписаний і не зареєстрований, тобто перебуває в процесі підготовки. Якщо документ має очікувані для отримання підписи, його статус буде На підписанні. Після отримання останнього запланованого підпису, документ переходить у статус На реєстрації. Після реєстрації документ отримує фінальний статус - Зареєстрований і після цього його зміна стає неможливою.

Копіювання документа

Документ також можна створити шляхом копіювання іншого документа і внести до нього необхідні зміни. У новий документ буде скопійовано тему, опис, маршрут підписання, розсилки та файли, що підписуються.

Передача керування документом

Автор стає відповідальним за документом у момент його створення, і може передати документ іншій посаді, визначивши її відповідальною. Відповідальний за документом може вносити зміни в документ, направляти його на погодження та на підпис і реєструвати його.

Картка документа

Картка документа створюється автоматично на підставі вмісту документа та є візуалізацією цього документа.

Переглянути зміст картки може будь-який співробітник, який має доступ до документа. Зробити це можна за дабл-кліком на картку документа або через контекстне меню.

Завантаження повного архіву документа з файлами підписів

У системі представлено можливість скачування повного архіву документа з карткою, що підписується, файлами, що підписуються, і файлами підписів (якщо підписи КЕП / УЕП). Архів у вигляді файлу з розширенням zip збережеться на ваш пристрій, у папку завантаження.

Зовнішній доступ

Документ може передбачати одночасно як підписи всередині компанії, так і зовнішні - контрагентів. Якщо контрагент ще не створив власний обліковий запис у системі Шрифт, то комунікація з таким контрагентом відбуватиметься для нього у гостьовому інтерфейсі. Інтерфейс системи покаже, в якому режимі ви спілкуєтеся з контрагентом:

Під час направлення контрагенту документа, йому відкривається доступ до таких атрибутів документа: тема, опис, файли, які підписуються, склад підписів, відповідальний та номер. Інформацію про погодження документа, його розсилання, теги, події, файли (крім файлів, які підписуються) контрагенту не розкривається, якщо її не буде явним чином надано контрагенту.