Документи
Документи можуть бути внутрішні, вхідні та вихідні. У документа завжди вказано його тип: Договір, Лист, Службова записка і т.д. Посади, які мають відповідну роль, можуть доповнювати довідник типів документів.
Структура документа
Після створення документ представлений у системі таким чином, щоб із ним можна було зручно працювати: модифікувати (за наявності прав і відповідного статусу документа), переглядати, пересилати і т.д.
Документ у системі представлений як набір атрибутів, включно з доданим до нього файлом або безліччю файлів. Файли до документа можна додавати або створити новий текстовий файл у редакторі системи. Детально про додавання та створення файлів читайте в статті.
Верхня частина інтерфейсу містить базові відомості про документ:
тема документа;
відомості про відповідального по документу;
тип документа та його напрямок (вхідний, вихідний, внутрішній);
дата створення або реєстрації;
статус документа.
Таб Деталі містить основну інформацію документа:
опис документа;
для вхідних документів - інформація про дату надходження та номер;
картка документа та файли, що підписуються;
спосіб реєстрації (відображається до моменту реєстрації);
розсилка документа (виконується в момент реєстрації).
Статуси документа
Статус Чернетка означає, що документ ще ніким не підписаний і не зареєстрований, тобто перебуває в процесі підготовки. Якщо документ має очікувані для отримання підписи, його статус буде На підписанні. Після отримання останнього запланованого підпису, документ переходить у статус На реєстрації. Після реєстрації документ отримує фінальний статус - Зареєстрований і після цього його зміна стає неможливою.
Копіювання документа
Документ також можна створити шляхом копіювання іншого документа і внести до нього необхідні зміни. У новий документ буде скопійовано тему, опис, маршрут підписання, розсилки та файли, що підписуються.
Передача керування документом
Автор стає відповідальним за документом у момент його створення, і може передати документ іншій посаді, визначивши її відповідальною. Відповідальний за документом може вносити зміни в документ, направляти його на погодження та на підпис і реєструвати його.
Відповідальний за документом може передати управління ним іншій посаді в будь-який момент, але тільки до реєстрації документа.
Картка документа
Картка документа створюється автоматично на підставі вмісту документа та є візуалізацією цього документа.
Переглянути зміст картки може будь-який співробітник, який має доступ до документа. Зробити це можна за дабл-кліком на картку документа або через контекстне меню.
Завантаження повного архіву документа з файлами підписів
У системі представлено можливість скачування повного архіву документа з карткою, що підписується, файлами, що підписуються, і файлами підписів (якщо підписи КЕП / УЕП). Архів у вигляді файлу з розширенням zip збережеться на ваш пристрій, у папку завантаження.
Зовнішній доступ
Документ може передбачати одночасно як підписи всередині компанії, так і зовнішні - контрагентів. Якщо контрагент ще не створив власний обліковий запис у системі Шрифт, то комунікація з таким контрагентом відбуватиметься для нього у гостьовому інтерфейсі. Інтерфейс системи покаже, в якому режимі ви спілкуєтеся з контрагентом:
Під час направлення контрагенту документа, йому відкривається доступ до таких атрибутів документа: тема, опис, файли, які підписуються, склад підписів, відповідальний та номер. Інформацію про погодження документа, його розсилання, теги, події, файли (крім файлів, які підписуються) контрагенту не розкривається, якщо її не буде явним чином надано контрагенту.
