Документи

Створення документів у системі суттєво скорочує час на узгодження та передачу інформації всередині компанії і серед контрагентів.

Документи можуть бути внутрішні, вхідні та вихідні. У документа завжди вказується його тип: Договір, Лист, Службова записка і т.д. Посади, які мають відповідну роль, можуть доповнювати довідник типів документів.

Структура документа

Після створення (див. наступний розділ цієї статті) документ представлений у системі таким чином, щоб із ним можна було зручно працювати: модифікувати (за наявності відповідних прав і статусу документа), переглядати, пересилати і т.д.

Документ у системі представлений як набір атрибутів, включно з доданим до нього файлом або безліччю файлів. Файли до документа можна додавати або створити новий текстовий файл у редакторі системи. Детально про додавання та створення файлів читайте в статті.

Верхня частина інтерфейсу містить базові відомості про документ:

• тема документа;

• відомості про відповідального по документу;

• тип документа та його напрямок (вхідний, вихідний, внутрішній);

• дата створення або реєстрації;

• статус документа.

Таб Деталі містить основну інформацію документа:

• опис документа;

• для вхідних документів - інформація про дату надходження та номер;

  

• картка документа та файли, що підписуються;

  

• підписи та погодження;

  

• спосіб реєстрації (відображається до моменту реєстрації);

• розсилка документа (виконується в момент реєстрації).

  

Створення документа

Документи створюються за Шаблоном або копіюванням іншого документа. У шаблоні налаштовуються реквізити майбутнього (створеного на його основі) документа: його тип, тема, опис, маршрут погодження та підписання і його розсилка. У момент створення документа за шаблоном, його автор може внести необхідні зміни в створюваний документ, відхиляючись від налаштування шаблону. У системі є вже налаштовані шаблони, але можна створювати нові шаблони будь-якої конструкції.

Шаблони документів дають можливість налаштовувати необхідні бізнес-процеси в організації.

Створити новий документ можна за кнопкою Створити.

Документ можна створити відразу - в одному процесі: передбачити свій підпис та автоматичну реєстрацію у вибраному журналі. Тоді при натисканні на кнопку Створити і підписати, буде відкрито форму підписання, після виконання якої документ буде зареєстровано та розіслано (якщо було передбачено розсилку), тобто роботу зі створення документа буде повністю завершено.

Якщо документ передбачає тільки ваш підпис, але ще потребує змін, ви можете вибрати кнопку Створити, та підписати його пізніше. Якщо ваш підпис у документі не передбачено, тоді кнопка Створити і підписати буде недоступна.

Редагування документа

Поки документ не зареєстрований, його можна редагувати, зокрема додавати нові файли або нові версії вже доданих (що підписуються) файлів.

Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачі відповідальному за документом, має право виконання дій над документом у тому ж обсязі, що й у цього відповідального за документом. У події зміни документа буде видно - хто саме та коли зробив ці зміни.

Якщо за документом уже отримано один або більше підписів, і до даних документу, що підписуються, вносяться зміни, то вже зібрані підписи стануть недійсними, і їх потрібно буде отримати знову. Система попередить про це до того, як зміни в документі будуть збережені.

Функція доступна всім, чий підпис є на документі. А відповідальному і тим, у кого є право на редагування документа, буде доступна модифікація, якщо всі підписанти дали згоду на внесення змін до документа.

Після внесення змін, уже отримані підписи стануть недійсними, і їх потрібно буде отримати знову.

Копіювання документа

Документ також можна створити шляхом копіювання іншого документа і внести до нього необхідні зміни. У новий документ буде скопійовано тему, опис, маршрут підписання, розсилки та файли, що підписуються.

Статуси документа

Статус Чернетка означає, що документ ще ніким не підписаний та не зареєстрований, тобто перебуває в процесі підготовки. Якщо документ має очікувані для отримання підписи, його статус буде На підписанні. Після отримання останнього запланованого підпису, документ переходить у статус На реєстрації. Після реєстрації документ отримує фінальний статус - Зареєстрований, при якому зміна документа вже неможлива.

Передача керування

Автор стає відповідальним за документом у момент його створення, і може передати документ іншій посаді, визначивши її відповідальною. Відповідальний за документом може вносити зміни в документ, направляти його на погодження та на підпис і реєструвати його.

Відповідальний за документом може передати управління ним іншій посаді в будь-який момент, але тільки до реєстрації документа.

Картка документа

Картка документа створюється автоматично на підставі вмісту документа та є візуалізацією цього документа.

Переглянути зміст картки може будь-який співробітник, який має доступ до документа. Зробити це можна за дабл-кліком на картку документа або через контекстне меню.

Завантаження повного архіву документа з файлами підписів

У системі представлено можливість скачування повного архіву документа з карткою, що підписується, файлами, що підписуються, і файлами підписів (якщо підписи КЕП/УЕП). Архів у вигляді файлу з розширенням zip збережеться на ваш пристрій, у папку завантаження.

Зовнішній доступ

Документ може передбачати одночасно як підписи всередині компанії, так і зовнішні - інших компаній-контрагентів. Якщо контрагент ще не створив власний обліковий запис у системі Schrift або не перейшов до комунікації з вами в повноцінний режим (після створення ним своєї компанії або підключення до існуючої), то комунікація з таким контрагентом відбуватиметься для нього у гостьовому режимі. Інтерфейс системи покаже, в якому режимі ви спілкуєтеся з контрагентом:

Під час направлення контрагенту документа, йому відкривається доступ до таких атрибутів документа: тема, опис, файли, які підписуються, склад підписів, відповідальний та номер. Інформацію про погодження документа, його розсилання, теги, події, файли (крім файлів, які підписуються) контрагенту не розкривається, якщо її не буде явним чином надано контрагенту.