Створення документа

Документ можна створити за Шаблоном або шляхом копіювання іншого документа. У шаблоні налаштовуються реквізити майбутнього (створеного на його основі) документа: його тип, тема, опис, файли, що підписуються, маршрут узгодження і підписання та інші.

При створенні документа і надалі до його реєстрації, співробітники, які мають право на його зміни, можуть внести необхідні зміни в документ. У новій компанії вже є налаштовані шаблони, але можна створювати нові шаблони будь-якої конструкції.

Шаблони документів дають можливість налаштовувати необхідні бізнес-процеси.

Створити новий документ можна за кнопкою Створити або дією Скопіювати від існуючого документа.

Створення та реєстрація документа може бути виконана в одному процесі. Для цього потрібно передбачити тільки свій підпис і автоматичну реєстрацію в обраному журналі. Тоді після натискання на кнопку «Створити і підписати» буде відкрито форму підписання, після виконання якого документ буде зареєстровано і розіслано (якщо було передбачено розсилку). Таким чином робота зі створення документа буде повністю завершена.

Якщо документ передбачає не тільки ваш підпис або ще потребує подальших змін, можна вибрати кнопку Створити і підписати його пізніше. Якщо ваш підпис у документі не передбачено, тоді буде доступна лише кнопка Створити (кнопка Створити та підписати буде недоступна).

Файли документа

До документа потрібно додати файли, що підписуються. Їх можна додати під час створення документа (у модальній формі) або під час роботи над ним у правій частині інтерфейсу. Якщо файли були в шаблоні документа, то вони автоматично з'являться в екземплярі створюваного на його основі документа.

Файл картки документа у форматі PDF автоматично створюється й оновлюється щоразу, коли змінюються атрибути документа. За замовчуванням файл картки не включається в файли, що підписуються, але якщо файли, що підписуються, не додано, то файл картки документа буде єдиним файлом, що підписується.

Файли, що підписуються, - це частина документа. Вони є об'єктом підписання і доступні всім, кому доступний сам документ.

Додати, видалити або змінити файли, що підписуються, можуть співробітники, у яких є право редагувати документ.

Якщо в документі вже отримано підписи і змінюються файли, що підписуються, то такі підписи стануть недійсними, про що система попередить заздалегідь (до збереження змін у файли). Детальніше читайте в статті Зміна документа.

У документ можуть бути імпортовані готові підписи (КЕП), які були створені (поставлені) на будь-якому іншому ресурсі. Такий підпис відображатиметься в документі та проходитиме перевірку дійсності як усередині системи, так і на зовнішніх ресурсах, так само, як якби його було поставлено всередині системи. Детальніше про імпорт підписів читайте в цій статті.