Підписання документа з контрагентом
Ваш партнер може підписувати надіслані йому документи як при використанні звичайного режиму комунікації в системі, так і під час комунікації в гостьовому інтерфейсі.
Підпис контакту контрагента можна передбачити у формі створення документа або в табі Деталі документа додаванням нового підпису в розділ «Підписи та погодження».
Після отримання Підписів своєї компанії та зовнішніх контактів Intercompany, зміна документа буде доступна з дозволу контрагентів, які підписали документ.
Перед направленням документа на підпис контакту контрагента, можна передбачити додаткове налаштування очікуваного підпису: термін очікування і чи буде документ автоматично відкликано з підпису після закінчення цього терміну чи ні. Детальніше про це читайте в цій статті.
Якщо зовнішній контакт з якоїсь причини відмовляється підписати документ у системі Шрифт, нами пропонується використовувати метод імпорту підпису. Детальніше про імпорт підписів читайте в цій статті.
Групове підписання
Документ можна надіслати на підпис кільком контрагентам. Детальніше про це в розділі Групове підписання статті Підписання документів. Підписантами може бути безліч окремих контактів, групи одержувачів або Загальний доступ (усі, хто має посилання).
Направляючи документ на групове підписання, можна передбачити, який підпис контрагент зможе поставити: простий електронний (факсиміле) або електронний підпис, що заснований на кваліфікованому сертифікаті (КЕП / УЕП).
Підписання документа за посиланням Загальний доступ
Посилання Загального доступа може бути розміщене на будь-яких публічних ресурсах: сайтах, месенджерах та т.д. Шляхом широкого поширення посилання на такий документ вирішується не тільки питання донесення до своїх клієнтів інформації, а й можливість отримати документи від кожного клієнта, який підписав документ.
Підписант Загальний доступ у документі може бути корисним для різних процесів роботи з контрагентами, коли заздалегідь невідомий їхній склад:
Збір анкет від клієнтів за визначеною компанією формою, включно зі складом файлів, які повинен додати клієнт. Це може бути кредитна заявка або заявка на підключення послуги інтернету.
Підписання типових договорів. Наприклад, це можуть бути договори на послуги будь-якого роду, в яких компанією документ уже підписано, а під час ідентифікації контрагента створюваний окремий екземпляр документа успадковує підпис компанії й отримує підпис контрагента. Таким чином компанія може підписати договір 1 раз і отримати безліч підписаних клієнтами договорів.
Підписання зі співробітниками договорів, наприклад NDA (договір про нерозголошення) або інструкцій щодо правил пожежної безпеки, умов праці тощо. У таких документах співробітник виступає в ролі зовнішнього контакту.
Компанія - джерело документа із Загальним доступом отримує не тільки підписані документи, а й дані своїх контрагентів і клієнтів, які в процесі ідентифікації клієнта зберігаються в її довідник Контрагенти і можуть бути надалі використані для комунікацій з ними.
Якщо для групового підпису зі Загальним доступом зупинено процес підписання (у рядку підпису буде статус "Процес завершено"), то створення нових дочірніх документів для підписання буде припинено.
І якщо посилання для Загального доступу не буде деактивоване, то гостьові контакти після верифікації email, матимуть можливість комунікувати з компанією-джерелом у межах цього (батьківського) документа.