Шаблони документів

За допомогою шаблонів документів можна прискорити і спростити створення документів та налаштувати бізнес-процеси в компанії. Наприклад, у шаблоні вже прописано тему, опис, паралельно-послідовний маршрут узгодження та підписання документа і розсилка тим, кому документ має бути надісланий за фактом його реєстрації.

Довідник Шаблони документів призначений для зберігання та налаштування шаблонів. Право перегляду і зміни довідника мають співробітники з роллю Власник, Адміністратор і Адміністратор підрозділу, а також співробітники з іншою роллю, яка може давати доступ до цього довідника.

Довідник представлений у вигляді списку з розташованими вгорі фільтрами та полем для пошуку за довідником. Клікнувши на потрібний шаблон, праворуч буде показано детальну інформацію.

У системі вже є певна кількість попередньо налаштованих шаблонів. У шаблоні документа налаштовуються реквізити: тип, тема, опис, маршрут погодження і підписання та його розсилка.

Довідник дає можливість редагувати вже існуючі шаблони або видаляти їх, а також створювати необмежену кількість користувацьких шаблонів будь-якої конструкції.

Також ви можете додати одразу в шаблон документа файли, що підписуються. Наприклад, типові договори, документи у сфері трудових відносин, анкети та інше.

Якщо за шаблоном уже створено документи, зміна типу та напряму недоступна.

Створення шаблону

Створити новий шаблон можна за кнопкою +Шаблон

або скопіювавши вже існуючий шаблон.

Створивши копію шаблону надалі можна змінити його реквізити та налаштування.

Доступ до шаблону

Щойно створений шаблон недоступний для вибору співробітникам одразу. Це зроблено для того, щоб шаблон документа міг бути використаний тільки після того, як його налаштування буде повністю завершено. Щоб користувачі могли використовувати новий шаблон, доступ до нього потрібно ввімкнути.

Після створення нового шаблону документа або його копіювання переконайтеся, що всі реквізити правильні та надайте шаблон для вибору співробітникам.

Видалення шаблону документа

Видалити непотрібний шаблон можна в довіднику Шаблони документів за кнопкою Видалити.

Видалення шаблону доступне тільки, якщо за ним ще не були створені документи.

Деактивація шаблону

Якщо шаблон документа став уже неактуальним, але оскільки за ним уже є створені документи, видалення такого шаблону недоступне, такий шаблон документа можна деактивувати.

Деактивований шаблон не можна буде вибрати під час створення нового документа. За необхідності його можна буде знову активувати.

Неактивні шаблони будуть приховані із загального списку, але їх можна побачити, увімкнувши фільтр Неактивні.