За допомогою шаблонів документів можна прискорити і спростити створення документів та налаштувати бізнес-процеси в компанії. Наприклад, у шаблоні може бути прописано тему, опис, паралельно-послідовний маршрут погодження та підписання документа, запланована реєстрація і розсилка тим, кому документ має бути надісланий за фактом його реєстрації. А також можна одразу передбачити кому має бути доступний документ, додати файли, що підписуються, теги та додаткові атрибути,
Довідник Шаблони документів призначений для зберігання та налаштування шаблонів. Право перегляду і зміни довідника мають співробітники з роллю Власник, Адміністратор і Адміністратор підрозділу, а також співробітники з іншою роллю, яка може давати доступ до цього довідника.
Довідник представлений у вигляді списку з розташованими вгорі фільтрами та полем для пошуку за довідником. Клікнувши на потрібний шаблон, праворуч буде показано детальну інформацію про шаблон.
У новій компанії вже є певна кількість попередньо налаштованих шаблонів.
Довідник дає можливість редагувати вже існуючі шаблони або видаляти їх, а також створювати необмежену кількість шаблонів будь-якої конструкції.
Ви можете додати одразу в шаблон документа файли, що підписуються. Наприклад, типові договори, документи у сфері трудових відносин, анкети та інше.
Якщо за шаблоном уже створено документи, зміна типу та напряму шаблону недоступна.
Призначення шаблону
Заповнене поле Призначення при створенні або налаштуванні шаблона документа у подальшому допомагає швидко зрозуміти, чи підходить цей шаблон поточної задачі.
Призначення-це короткий контекст, який відображається у списку доступних шаблонів і значно пришвидшує пошук саме потрібного шаблона.
Ви можете вказати конкретні типи ситуацій, для яких розроблено цей шаблон. Наприклад:
-
Заяви на відпустку: Використовуйте для оформлення щорічної, додаткової або неоплачуваної відпустки.
-
Службові записки: Для запитів на закупівлю техніки або канцтоварів.
-
Договори: Шаблон для стандартних договорів надання послуг з фізичними особами-підприємцями (ФОП).
-
Накази: Для внутрішніх наказів про призначення відповідальних осіб.
Внутрішня інструкція
Окрім призначення, ви можете додати детальну внутрішню інструкцію. До неї можна перейти безпосередньо в процесі створення документа або пізніше вже під час роботі з документом.
Така інструкція буде слугувати для співробітників інструментом для зменшення кількості помилок при створенні та роботі с документом.
Редагувати інструкцію можна в будь-який момент у довіднику Шаблони документів. Зміни миттєво стануть доступними для всіх працівників.
Жорсткі атрибути шаблонів
Під час налаштування шаблону документа можна заборонити зміни відповідних підписів і погоджень, а також розсилки документа.
Якщо в шаблоні документа застосоване блокування, співробітники під час створення або роботи над документом не матимуть можливості видалити чи змінити заплановані підписи та розсилку документа. Але матимуть можливість додати ще підпис чи отримувача в розсилці.
Створення шаблону
Створити новий шаблон можна за кнопкою +Шаблон
або скопіювавши вже існуючий шаблон.
Створення копії на основі наявного шаблону спрощує налаштування нового.
Доступ до шаблону
Щойно створений шаблон недоступний для вибору співробітникам одразу. Це зроблено для того, щоб шаблон документа міг бути використаний тільки після того, як його налаштування буде повністю завершено. Щоб користувачі могли використовувати новий шаблон, доступ до нього потрібно ввімкнути.
Після створення нового шаблону документа або його копіювання переконайтеся, що всі реквізити правильні та надайте доступ до шаблону співробітникам.
Видалення шаблону документа
Видалити непотрібний шаблон можна в довіднику Шаблони документів за кнопкою Видалити.
Видалення шаблону доступне тільки, якщо за ним ще не були створені документи. У такому разі буде доречною деактивація шаблону.
Деактивація шаблону
Якщо шаблон документа став уже неактуальним, але оскільки за ним уже є створені документи, видалення такого шаблону недоступне, такий шаблон документа можна деактивувати.
Деактивований шаблон не можна буде вибрати під час створення нового документа. За необхідності його можна буде знову активувати.
Неактивні шаблони будуть приховані із загального списку, але їх можна побачити, увімкнувши фільтр Неактивні.
