Цінності

Кожна компанія стикалася з проблемою, коли досить важливий документ не вдається швидко знайти. Система Шрифт підтримує управління цінностями вашої компанії - печатки, оригінали важливих договорів, сертифікатів, ліцензій, правовстановлюючих документів і т. п., можуть бути занесені в систему та закріплені за співробітником (відповідальним).

Відповідальним є співробітник, який зареєстрував цінність у системі або прийняв цінність від іншого співробітника. Цінність може передаватися іншим співробітникам або бути списана.

Для підтримки в актуальному стані інформації, створюються завдання інвентаризації цінностей.

Реєстрація цінності (Створення цінності)

Створити цінність може будь-який співробітник за кнопкою Створити, заповнивши форму. Фактичне місцезнаходження цінності можна вибрати з наявних або створити нове місце зберігання. За необхідності можна додати файли (скани, фотографії і т.п.)

Реєстрація цінності проводиться в одному з журналів, у властивостях якого є ознака, що він передбачає можливість реєстрації в ньому цінностей.

Якщо у посади немає доступу до жодного журналу для реєстрації цінності, така посада не зможе зареєструвати (створити) цінність.

Якщо посаді потрібно мати інформацію про всі цінності, які існують (створюються) у певних підрозділах / організаціях, такій посаді можна надати доступ до журналу на читання. Детальніше див. у Журналах реєстрації.

Передача цінності

Система дає можливість забезпечити контроль наявності та історію передачі цінностей компанії від одного співробітника іншому. Після того, як той, хто повинен прийняти цю цінність підтверджує, що вона у нього, відповідальність за цю цінність переходить від того, за ким була закріплена раніше, до того, до кого вона передана.

Інвентаризація

Основним способом фактичного контролю за збереженням цінностей є їх періодична інвентаризація.

Система надає можливість налаштувати автоматичне створення задач інвентаризації в розділі Загальні налаштування Акаунта компанії, де встановлюється регулярність та дата створення задач.

Оберіть день створення задачі для останнього місяця в зазначеному періоді. На виконання задачі дається 10 днів. Наприклад, якщо обрано періодичність раз на рік і 20-й день місяця, то перша задача з інвентаризації буде створена 20 грудня, якщо налаштування зроблено до цієї дати.

Задачі інвентаризації будуть створені для тих посад, у яких є в розпорядженні хоча б одна цінність.

Керівник підрозділу, в якому знаходиться посада, отримає автоматично доступ до задачі інвентаризації. Якщо відповідальний - це керівник підрозділу, то керівник його вищого підрозділу отримає доступ до його задачі інвентаризації цінностей.

За фактом підтвердження наявності кожної з цінностей створюється відповідна подія за цією цінністю, доступна робочій групі за цінністю.

Створення задачі інвентаризації вручну

Якщо виникає необхідність, щоб відповідальний за цінність співробітник підтвердив наявність цінностей поза розкладом інвентаризації (наприклад, перед звільненням), задача інвентаризації може бути створена вручну.

Створити таку задачу може посада, яка згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, має право ставити задачі відповідальному.

Блокування переміщення цінностей

Для посилення контролю за переміщенням цінностей компанії в системі передбачено блокування переміщення. Співробітник компанії може встановити контроль за переміщенням для будь-якої цінності, до якої має доступ.

Якщо встановлено блокування у табі Деталі цієї цінності буде показано, хто зі співробітників є блокуючим.

Коли для цінності ввімкнено блокування переміщення, то під час передачі такої цінності співробітник, що передає, повинен запросити підтвердження на передачу цінності у того, хто блокує.

Блокуючий повинен буде дозволити або відмовити в дозволі переміщення цінності.