Доступ до даних

Принцип системи: користувач (співробітник) має доступ тільки до тієї інформації, яку створив сам, а також до тієї, доступ до якої йому нададуть інші співробітники.

Більшість дій у системі породжують події. Подієва модель системи забезпечує прозорість поширення інформації та її цілісність.

Прийняті в системі методи управління доступом відповідають максимальним вимогам стандартів сучасних систем документообігу. Докладніше про терміни Користувач, Співробітник, Посада, Призначення та Компанія дивіться у статті Адміністрування компанії.

Доступ до об'єктів системи (документ, задача, цінність та інші)

Автор визначає, кому буде доступний об'єкт, зокрема він може залишити доступ тільки собі. Надалі будь-який співробітник, який має доступ до об'єкта, може відкривати доступ до нього іншим співробітникам.

Співробітникам, які мають право на читання журналу реєстрації, доступ буде надано автоматично до тих документів і цінностей, які зареєстровані в цьому журналі.

Перевірити, у кого є доступ до об'єкта, можна наведенням на кнопку Налаштування доступу.

Робоча група

Робоча група - це склад тих Співробітників компанії, які мають доступ до об'єкта.

При створенні будь-якої події її автор може встановити доступ до неї всім учасникам робочої групи, це означає, що всі теперішні та майбутні учасники робочої групи матимуть доступ до цієї події. Тобто доступ, встановлений робочій групі, працює ще й як ознака (властивість) події. Детальніше в статті Робоча група.

Доступ до подій

Відкрити доступ до події може будь-який співробітник, який має до неї доступ. Система підтримує можливість роздільного доступу до подій у межах комунікації співробітників за одним об'єктом системи.

Доступ до файлів

Файли завжди є частиною об'єкта системи. Додавання файлу в систему супроводжується створенням події, тому доступ до події одночасно є і доступом до файлу.

Перевірити доступ до файлу можна в табі Файли та при перегляді файла.

Файли документа, що підписуються, завжди доступні учасникам робочої групи цього документа.

Рівні доступу у об'єктів та призначень

У системі є 3 рівні доступу: Базовий, Конфіденційний і Секретний. Об'єкт системи за замовчуванням отримує Базовий рівень доступу (нижній рівень). Будь-який учасник робочої групи може змінити рівень доступу об'єкта в межах доступних йому рівнів.

Призначення співробітника на посаду також встановлює його рівень доступу.

Співробітник, який має призначення з рівнем доступу Конфіденційний, не побачить об'єкти з рівнем доступу Секретний, а також не зможе сам встановити для об'єкта системи рівень доступу, вищий, ніж доступ за його призначенням.

Керування рівнем доступу до об'єктів системи має безумовні переваги під час делегування доступу до даних посади на час відпустки або з інших причин, а також під час призначення виконувачів обов'язків або референтів.

Якщо співробітник із рівнем доступу Секретний змінить для документа рівень доступу з Базовий на Секретний, то інший співробітник із доступом Конфіденційний за своїм призначенням, який раніше мав доступ до цього документа, після такої дії втратить доступ до документа.