Поки документ не зареєстрований, відповідальний за документ може змінювати його тему, опис, файли, що підписуються, а також додавати нові файли або нові версії вже наявних файлів.
Зміна документа доступна всім, у кого є право редагувати документ, включно із зовнішніми контактами. У формі Налаштування доступу доступна повна інформація про це. Докладніше про управління доступом у відповідній статті.
Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачі відповідальному по документу, також має право редагувати документ. У події зміни документа буде видно - хто саме і коли зробив ці зміни.
Якщо за документом уже отримано один або більше підписів, то в разі зміни файлів, що підписуються, отримані підписи стануть недійсними. Система попередить про це до того, як зміни в документі будуть збережені.
Система зберігає всі версії документа, включно з його карткою та підписаними файлами, якщо ця версія мала бодай один підпис або узгодження, що стали недійсними внаслідок внесення змін до документа.
Зміна документа підписаного контрагентом
Після отримання Підписів своєї компанії та зовнішніх контактів Intercompany, зміна такого документа або додавання раніше не передбачених підписів або печаток, буде доступна з дозволу усіх, хто підписав документ. Підписант може дати згоду за власною ініціативою або у відповідь на відповідний запит.
Якщо зовнішній контакт підписав документ у гостьовому інтерфейсі, то його підпис не блокуватиме зміну документа. Але звісно в разі зміни вмісту підписаних файлів, усі підписи та погодження такого документа стануть недійсними.
Контрагенту зі свого боку буде доступна дія «Дозволити зміну документа».
Функція надання дозволу на зміну документа доступна Intercompany контактам, чий підпис є на документі. А після згоди таких зовнішніх підписантів, відповідальному і тим, у кого є право на редагування документа, буде доступна модифікація документа.
Після внесення змін, уже отримані підписи стануть недійсними, і їх потрібно буде отримати знову.
Зміна зареєстрованого документа
Як зберегти гнучкість без втрати контролю? Реєстрація документа — це серйозний етап, але ми розуміємо, що життя вносить свої корективи. Якщо в документі, який вже отримав номер і дату, потрібно щось змінити, Шрифт дозволяє це зробити, дотримуючись логіки безпеки та прав доступу.
Для відкриття документа на редагування, потрібно виконати відповідну дію з контекстного меню по документу.
Коли дозвіл на зміни не потрібен?
Ми максимально «дебюрократизували» цей процес для випадків, коли ризик порушити домовленості з колегами є мінімальним:
-
Єдиний підписант: Якщо ви як відповідальна особа є єдиним, хто поставив підпис типу «Підпис», ви можете вільно редагувати документ без жодних запитів. Система довіряє вашому праву на коригування власного рішення.
-
Право керівника: Це ж правило розповсюджується на співробітників, які мають право ставити завдання відповідальному за документ. Керівник може внести правки самостійно, не чекаючи підтверджень від підлеглих.
Коли потрібно запитувати дозвіл?
Якщо підписи типу «Підпис» поставили кілька людей, документ набуває статусу «колективної домовленості». У цьому разі система включає режим захисту:
-
Ви ініціюєте зміну документа.
-
Система автоматично надсилає запит усім, чиї підписи вже стоять.
-
Як тільки вони дають згоду — документ знову стає доступним для редагування.
Чому це важливо? Такий підхід гарантує, що ніхто не змінить умови договору або зміст наказу «тишком», коли інші учасники вже висловили свою офіційну згоду. Це ваша страховка від маніпуляцій та помилок.
Як зробити запит на редагування у тих, хто підписав документ?
Коли всі, чиї підписи стоять на документі, дадуть згоду на редагування, відкриється можливість у того, хто запитував, вносити зміни.
Зміна документа проведе його за статусами Чернетка, На підписанні - відповідно до стану документа. Після отримання всіх підписів, до документа повернуться статус Зареєстрований, тобто повторна реєстрація не буде потрібна.
Реєстраційний номер після повернення документа в статус Зареєстрований залишиться тим самим, що був до внесення змін, якщо не активована функція ручного управління реєстраційними даними. У цьому випадку дані реєстрації можуть бути змінені.