Зміна документа

Поки документ не зареєстрований, відповідальний за документ може змінювати його тему, опис, файли, що підписуються, а також додавати нові файли або нові версії вже наявних файлів.

Зміна документа доступна всім, у кого є право редагувати документ, включно із зовнішніми контактами. У формі Налаштування доступу доступна повна інформація про це. Докладніше про управління доступом у відповідній статті.

Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачі відповідальному по документу, має право виконання дій над документом у тому самому обсязі, що й у відповідального по документу. У події зміни документа буде видно - хто саме і коли зробив ці зміни.

Якщо за документом уже отримано один або більше підписів, то в разі зміни файлів, що підписуються, отримані підписи стануть недійсними. Система попередить про це до того, як зміни в документі будуть збережені.

Система зберігає всі версії документа, включно з його карткою та підписаними файлами, якщо ця версія мала бодай один підпис або узгодження, що стали недійсними внаслідок внесення змін до документа.

Зміна зареєстрованого документа

Якщо зовнішній контакт підписав документ у гостьовому інтерфейсі, то його підпис не блокуватиме зміну документа. Але звісно в разі зміни вмісту підписаних файлів, усі підписи та погодження такого документа стануть недійсними.

Контрагенту зі свого боку буде доступна дія «Дозволити зміну документа».

Після підтвердження контрагентом можливості зміни документа, у рядку його підпису з'явиться інформація про це.

Функція надання дозволу на зміну документа доступна всім, чий підпис є на документі. А відповідальному і тим, у кого є право на редагування документа, буде доступна модифікація, якщо всі зовнішні підписанти (контакти контрагентів Intercompany) і посади «своєї» компанії, дали згоду на внесення змін до документа.

Після внесення змін, уже отримані підписи стануть недійсними, і їх потрібно буде отримати знову.

Зміна зареєстрованого документа

Якщо в зареєстрований документ потрібно внести зміни, буде потрібна згода на внесення змін усіх, хто поставив підпис.

Для цього потрібно зробити запит на редагування у тих, хто підписав документ.

Коли всі, чиї підписи стоять на документі, дадуть згоду на редагування, відкриється можливість у того, хто запитував, вносити зміни.

Зміна документа проведе його за статусами Чернетка, На підписанні - відповідно до стану документа. Після отримання всіх підписів, до документа повернуться статус Зареєстрований, тобто повторна реєстрація не буде потрібна.

Реєстраційний номер після повернення документа в статус Зареєстрований залишиться тим самим, що був до внесення змін.