Зміна документа
Поки документ не зареєстрований, відповідальний за документ може змінювати його тему, опис, файли, що підписуються, а також додавати нові файли або нові версії вже наявних файлів.
Зміна документа доступна всім, у кого є право редагувати документ, включно із зовнішніми контактами. У формі Налаштування доступу доступна повна інформація про це. Докладніше про управління доступом у відповідній статті.
Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачі відповідальному по документу, також має право редагувати документ. У події зміни документа буде видно - хто саме і коли зробив ці зміни.
Якщо за документом уже отримано один або більше підписів, то в разі зміни файлів, що підписуються, отримані підписи стануть недійсними. Система попередить про це до того, як зміни в документі будуть збережені.
Система зберігає всі версії документа, включно з його карткою та підписаними файлами, якщо ця версія мала бодай один підпис або узгодження, що стали недійсними внаслідок внесення змін до документа.
Зміна документа підписаного контрагентом
Після отримання Підписів своєї компанії та зовнішніх контактів Intercompany, зміна такого документа буде доступна з дозволу усіх, хто підписав документ. Підписант може дати згоду за власною ініціативою або у відповідь на відповідний запит.
Якщо зовнішній контакт підписав документ у гостьовому інтерфейсі, то його підпис не блокуватиме зміну документа. Але звісно в разі зміни вмісту підписаних файлів, усі підписи та погодження такого документа стануть недійсними.
Контрагенту зі свого боку буде доступна дія «Дозволити зміну документа».
Функція надання дозволу на зміну документа доступна Intercompany контактам, чий підпис є на документі. А після згоди таких зовнішніх підписантів, відповідальному і тим, у кого є право на редагування документа, буде доступна модифікація документа.
Після внесення змін, уже отримані підписи стануть недійсними, і їх потрібно буде отримати знову.
Зміна зареєстрованого документа
Якщо в зареєстрований документ потрібно внести зміни, буде потрібна згода на внесення змін усіх, хто поставив підпис.
Для цього потрібно зробити запит на редагування у тих, хто підписав документ.
Коли всі, чиї підписи стоять на документі, дадуть згоду на редагування, відкриється можливість у того, хто запитував, вносити зміни.
Зміна документа проведе його за статусами Чернетка, На підписанні - відповідно до стану документа. Після отримання всіх підписів, до документа повернуться статус Зареєстрований, тобто повторна реєстрація не буде потрібна.
Реєстраційний номер після повернення документа в статус Зареєстрований залишиться тим самим, що був до внесення змін.