Гостьові посилання
У системі реалізована функція формування гостьового посилання на документ, а також створення публічного посилання.
Посилання можна скопіювати, коли у гостьового контакту вже з'явився доступ до цього об'єкта системи (документа тощо). Доступ з'явиться у контакта, коли він стане учасником будь-якої події щодо цього об'єкта.
Якщо email контакту вам невідомий, ви можете скопіювати гостьове посилання і надіслати його зручним способом, наприклад у будь-який месенджер.
Ви можете скопіювати та переслати таке посилання і в тому випадку, коли email контакту зазначений у його даних, тобто йому було надіслано лист-сповіщення з посиланням, але він не може знайти цей лист у себе в пошті.
1. Гостьове посилання для контакту з email
Якщо дані контакту містять email, то контакт отримає лист на пошту з посиланням на документ.
Крім цього, будь-який співробітник із роллю Зовнішні комунікації може скопіювати посилання в інтерфейсі компанії-джерела документа, і переслати його контакту у будь-який зручний спосіб.
Перший перехід за таким посиланням вважатиметься верифікованим і контакт отримає доступ до документа. При наступних переходах за цим посиланням з того ж браузера для доступу до документа email верифікація не буде потрібна.
Перехід з іншого пристрою (браузера) за тим самим гостьовим посиланням, вимагатиме підтвердження 6-ти значним кодом, який приходить на email контакту.
2. Гостьове посилання для контакту без email
Якщо контакт додано без email, ви також можете надіслати йому документ і передати йому гостьове посилання на нього.
Перейшовши за цим посиланням контакт опиниться у гостьовому інтерфейсі. Усі переходи за таким посиланням відкриють доступ тільки на перегляд, і для того, щоб наприклад, підписати документ або надіслати повідомлення, контакту буде потрібно верифікувати свій email через цифровий код отриманий на пошту.
Доступ на читання документа буде у всіх, у кого є посилання, поки не відбудеться перша email верифікація контакту за цим посиланням.
Верифікація може бути виконана гостем також і за допомогою свого акаунта в системі.
Наступні переходи за цим посиланням з верифікованого пристрою (браузера) не потребують email підтвердження.
Після проходження email верифікації за цим посиланням (перша верифікація), перехід з іншого пристрою (браузера) за тим самим гостьовим посиланням, вже не надаватиме доступ до документа на перегляд, а вимагатиме email підтвердження права так, як це передбачено для гостьового посилання для контакту з email (на email контакту надійде 6-ти значний код для підтвердження).
3. Гостьове посилання контрагенту “Дані контакту не визначені”
Якщо ви ще не знаєте дані контакту контрагента (ім'я, email, посада тощо.), але вам потрібно надіслати інформацію контрагенту, ви можете вибрати спеціальний вид контакту “Дані контакту не визначені”.
Як результат email верифікації своїх даних, в даних вашого контрагента з'являться дані реального контакту (співробітника).
Правила доступу до документа до верифікації контактом свого імейла і після цього, відповідають описаним у розділі для гостьового посилання для контакту без email.
Посилання із загальним доступом
У системі є можливість створення гостьового посилання із загальним доступом для його розміщення на публічних ресурсах, зокрема на сайті вашої компанії, або передавання групі ваших контактів через месенджери та ін.
Можливість використання “Загального доступа” надається на платних тарифах.
Для створення такого посилання в одержувачах потрібно обрати Загальний доступ і далі Усі, хто має посилання. Після створення події можна буде скопіювати посилання.
У системі існує 2 типи Загального доступу:
У результаті email верифікації, контакт отримує можливість виконання дій у тому самому документі, зокрема підписати його або надіслати повідомлення тощо.
У результаті email верифікації, контакт автоматично отримують свій, окремий (дочірній) документ. 2-й тип формується автоматично в тому разі, якщо в блоці Підписи та узгодження документа, передбачено груповий підпис із загальним доступом.
Детальніше про підписання документів з контрагентами з використанням Загального доступу читайте в статті.
Кожна email верифікація буде створювати для компанії-джерела нового контрагента і новий контакт у ньому зі збереженням усіх даних, які залишив контакт.
Верифікація може бути виконана гостем також і за допомогою свого акаунта в системі.
Наступні переходи за цим посиланням з верифікованого пристрою (браузера) не потребують email підтвердження.
Доступ на читання документа і можливість комунікації через email верифікацію за цим посиланням буде у всіх, доки це посилання не буде деактивовано.
Деактивація посилання
Доступ до документа за гостьовим посиланням у будь-який час можна закрити, деактивувавши посилання. Відкрити доступ знову за деактивованим посиланням можна виконавши дію Створити та скопіювати, яке активує посилання і скопіює його в буфер обміну.
Крім деактивації та активації посилання, керувати доступом можна за допомогою закриття і відкриття доступу контакту. Про управління доступом на рівні об'єкта системи (документа тощо), а також на рівні подій і файлів читайте в статті.
Деактивація посилання формально не закриває гостю доступ до об'єкта, але технічно запобігає можливості його перегляду. Повернути цю можливість шляхом активації посилання буде простіше, ніж повертати закритий доступ.
Закриття доступу автоматично припиняє дію гостьового посилання, але деактивація гостьового посилання не закриває доступ.