Гостьові посилання
У системі реалізована функція формування гостьового посилання на документ, а також створення публічного посилання.
Гостьові посилання
Посилання можна скопіювати, коли вже документ надіслано контрагенту. Тобто, коли контрагенту вже відкрито доступ до цієї інформації і в системі створено відповідну подію.
Якщо емейл контакту вам невідомий, то щоб дати йому доступ до документа, потрібно скопіювати гостьове посилання і надіслати його зручним способом, наприклад у будь-який месенджер.
Ви можете скопіювати та переслати таке посилання і в тому випадку, коли емейл контакту є в системі, тобто йому було надіслано лист-сповіщення з посиланням, але він не може знайти цей лист у себе в пошті.
1. Гостьове посилання для контакту з email
Якщо дані контакту містять email, то контакт отримає лист на пошту з посиланням на документ.
Крім цього, в інтерфейсі компанії-відправника будь-який співробітник із роллю Зовнішні комунікації може скопіювати посилання і переслати його у будь-який зручний контакту спосіб.
Перший перехід за таким посиланням вважатиметься верифікованим і контакт отримає доступ до документа. При наступних переходах за цим посиланням з того ж браузера для доступу до документа email верифікація не буде потрібна.
Перехід з іншого пристрою (браузера) за тим самим гостьовим посиланням, вимагатиме email верифікації. Верифікація може бути виконана гостем за допомогою свого акаунта в системі або за допомогою гугл-акаунта.
Наступні переходи за посиланням з верифікованого пристрою (браузера), вже не потребують email верифікації.
2. Гостьове посилання для контакту без email
Якщо контакт додано без email, ви також можете надіслати йому документ. Щоб контакт отримав доступ до документа, йому буде потрібне гостьове посилання на нього.
Після створення події за участю контакту, посилання можна буде скопіювати та переслати його у будь-який зручний контакту спосіб.
Перейшовши за цим посиланням контакт опиниться у гостьовому інтерфейсі. Усі переходи за таким посиланням відкриють доступ тільки на перегляд, і для того, щоб наприклад, підписати документ або надіслати повідомлення, контакту буде потрібно верифікувати свій емейл через цифровий код отриманий на пошту.
Верифікація може бути виконана гостем за допомогою свого акаунта в системі або за допомогою гугл-акаунта.
Доступ на читання документа буде у всіх, у кого є посилання, поки не відбудеться перша верифікація контакту за цим посиланням.
Після проходження емейл верифікації за цим посиланням (перша верифікація), перехід з іншого пристрою (браузера) за тим самим гостьовим посиланням, вже не надаватиме доступ до документа на перегляд, а вимагатиме email верифікації.
Наступні переходи за посиланням з верифікованого пристрою (браузера), вже не потребують email верифікації.
3. Гостьове посилання контрагенту “Дані контакту не визначені”
Якщо ви ще не знаєте дані контакту контрагента, але вам потрібно надіслати інформацію контрагенту, ви можете вибрати спеціальний вид контакту “Дані контакту не визначені”. Це означає, що після переходу за таким гостьовим посиланням і проходження email верифікації, в даних вашого контрагента з'являться дані реального контакту (співробітника).
Верифікація може бути виконана гостем за допомогою свого акаунта в системі або за допомогою гугл-акаунта.
Перейшовши за цим посиланням контакт опиниться у гостьовому інтерфейсі. Для того, щоб наприклад, підписати документ або надіслати повідомлення, контакту буде потрібно верифікувати свій email через цифровий код отриманий на пошту.
Доступ на читання документа буде у всіх, у кого є посилання, поки не відбудеться перша верифікація контакту за цим посиланням.
Після створення події за участю контакту, посилання можна буде скопіювати та переслати його у будь-який зручний контакту спосіб.
Після проходження емейл верифікації за цим посиланням (перша верифікація), перехід з іншого пристрою (браузера) за тим самим гостьовим посиланням, вже не надаватиме доступ до документа на перегляд, а вимагатиме email верифікації.
Наступні переходи за посиланням з верифікованого пристрою (браузера), вже не потребують email верифікації.
Посилання із загальним доступом
У системі є можливість створення гостьового посилання із загальним доступом для його розміщення на публічних ресурсах, зокрема на сайті вашої компанії, або передавання групі ваших контактів через месенджери та ін.
Можливість використання “Загального доступа” надається на платних тарифах.
Для створення такого посилання в одержувачах потрібно обрати Загальний доступ і далі Усі, хто має посилання. Після створення події можна буде скопіювати посилання.
У системі існує 2 типи Загального доступу:
У результаті email верифікації всі, хто її пройшов, комунікують у тому самому, вихідному документі, зокрема підписують його або обмінюються повідомленнями тощо.
У результаті email верифікації, усі, хто її пройшов, автоматично отримують свій, окремий документ і комунікують у ньому, зокрема підписують його тощо. 2-й тип формується автоматично в тому разі, якщо в блоці Підписи та узгодження документа, передбачено підпис Усі, хто має посилання, і вибрано налаштування цього підпису Новий документ для кожного підписанту.
Детальніше про підписання документів читайте в статті Підписання документа з контрагентом.
Кожна email верифікація буде створювати для компанії-джерела нового контрагента і новий контакт у ньому.
Верифікація може бути виконана гостем за допомогою свого акаунта в системі або за допомогою гугл-акаунта.
Доступ на читання документа і можливість комунікації через email верифікацію за цим посиланням буде у всіх, доки посилання не буде деактивовано.
Деактивація посилання
Доступ до документа за гостьовим посиланням у будь-який час можна закрити, деактивувавши посилання. Відкрити доступ знову за деактивованим посиланням можна виконавши дію Активувати посилання та скопіювати його в буфер обміну.
