Співробітники
Співробітник - це користувач, який прийняв запрошення для роботи в Компанії на певній Посаді. Один користувач може бути співробітником одночасно в багатьох компаніях.
Поки користувач не прийняв запрошення для роботи в компанії (не підтвердив переходом за посиланням із листа, що надійшов на його email) від імені відповідного співробітника, такий співробітник формально існує в довіднику компанії, але ніхто не зможе виконувати дії в системі від його імені.
Додавання і зміну даних щодо співробітників, створення, зміну і припинення призначень та інші дії може здійснювати співробітник, який має в компанії відповідну роль.
Додавання та запрошення співробітника
Щоб співробітник зміг почати роботу в компанії, його потрібно призначити на посаду і запросити в компанію. Без чинного призначення на посаду, у співробітника не буде доступу до даних компанії, тому в компанію можуть бути запрошені співробітники, яким вже надані призначення.
Детально про створення і налаштування посади та призначення, дивіться в статтях Адміністрування компанії та Організаційна структура.
Додавання співробітника та призначення
Додати співробітника, створити для нього посаду, призначити його на цю посаду і запросити для роботи в компанію можна в рамках одного процесу. Цей процес запускається з різних місць інтерфейсу:
у довіднику Організаційна структура, від кнопки Створити будь-якою з дій: Посада, Співробітника, Призначення;
Якщо дата і час початку призначення відповідає поточному моменту, а співробітник ще не почав роботу в компанії в рамках інших призначень, то система запропонує запросити його, заповнивши поле email.
під час додавання нового призначення для посади в довіднику Організаційна структура, в табі Призначення від рядка посади;
під час додавання нового співробітника в довіднику Співробітники;
при надсиланні повідомлення, розсилці, відкритті доступу та інших діях в основному інтерфейсі додатка (за наявності відповідної ролі у того, хто додає нового співробітника).
Запрошення співробітника
Співробітник може бути доданий без призначення на посаду.
Якщо додавання співробітника і його запрошення в компанію були розділені в часі, то після створення відповідного призначення на посаду, новому співробітнику можна надіслати запрошення на його email, від рядка цього співробітника в табі Відомості з довідників Співробітники або Організаційна структура.
Нижче показані стани блоку Запрошення / Авторизація:
у співробітника немає призначень, йому не можна надіслати запрошення в компанію;
у співробітника є чинне призначення, йому вже надіслано запрошення, але його ще не прийнято;
у співробітника є чинне призначення, йому надіслали запрошення, але його не прийняли, і його дія вже прострочена (минуло понад 48 годин);
співробітник прийняв запрошення.
Якщо у користувача ще не створено обліковий запис у системі Шрифт, йому буде потрібно його створити в процесі прийняття запрошення в компанію.
Якщо співробітник не знаходить листа із запрошенням у папці "Вхідні" своєї поштової скриньки, потрібно перевірити папку "Спам".
Відповідність Користувач - Співробітник
Коли користувач переходить за посиланням із листа-запрошення про призначення на посаду в компанії, створюється зв'язок користувач-співробітник. Після встановлення такого зв'язку ніхто не може його розірвати, щоб надати право дій від імені співробітника іншому користувачеві. Це дає гарантію, що ніхто, крім самого співробітника, не зможе виконувати дії в компанії від його імені. Докладніше про це в статті.
Якщо співробітник втратить доступ до свого аккаунта, йому потрібно буде створити новий акаунт. Тоді адміністратор повинен буде додати нового співробітника, призначити його на ту саму посаду та надіслати запрошення на пошту, яку співробітник вказав при створенні нового акаунта.
Якщо протягом 2-х днів після відправлення запрошення, користувач його не прийме, в інтерфейсі системи з’явиться відповідна позначка.
Про логіку системи Шрифт: компанія - посада - призначення - співробітник - користувач, читайте в статті Адміністрування компанії.
Припинення призначення
Термін дії призначення співробітника можна обмежити, вказавши дату і час закінчення або припинити дію призначення, вказавши відповідну дату і час за дією Змінити призначення.
У момент припинення призначення на посаду і за відсутності інших діючих призначень, співробітник втрачає доступ до компанії.
Блокування співробітника
У разі виникнення підозр компрометації облікового запису користувача адміністратор компанії може на деякий час обмежити доступ цього співробітника до даних компанії.
Унаслідок блокування доступу адміністратором або припинення дії призначення на посаду, користувач втрачає доступ до цієї компанії як співробітник, але доступ до інших компаній та до власного акаунта в користувача жодним чином не зміниться, адже акаунт Користувача (управління логіном і паролем) завжди перебувають тільки в його володінні.