Підписання документа

Додавання та видалення погоджень і підписів виконується в розділі Підписи. Там же виконуються дії Направити, Відкликати та інші.

Зібрати погодження та підписи по документу можна як у ручному режимі, так і в автоматичному режимі.

Автоматичний збір підписів за документом дає змогу організувати паралельно-послідовний маршрут підписання, коли один етап може включати від однієї до безлічі посад (паралельний збір підписів усередині етапу), а кожний наступний етап розпочинається автоматично після завершення попереднього (послідовність етапів).

Якщо за документом уже отримано один або більше підписів, і відповідальний вносить зміни до тих реквізитів, які входять до контенту, що підписується (тема, опис та файли, що підписуються), то вже зібрані підписи стануть недійсними, тож їх потрібно буде отримати знову. Система попередить про це до того, як зміни в документі будуть збережені.

Документ може бути підписаний електронним підписом системи Шрифт або електронним підписом, що заснований на кваліфікованому сертифікаті (КЕП/УЕП).

Якщо вам не підходить факсимільний підпис, а потрібне підписання тільки КЕП, то при налаштуванні маршруту писання під час створення документа або пізніше, під час роботи над документом, потрібно вибрати варіант «Тільки КЕП». 

Детально про підписання документів КЕП/УЕП читайте у статті.

Дійсність кваліфікованого електронного підпису можна в будь-який момент перевірити засобами системи або вивантаживши його на локальний пристрій користувача - на будь-якому сторонньому сервісі перевірки.

Також у системі є можливість використання електронних печаток. Для цього в розділі підписи та погодження потрібно обрати тип підпису Печатка та вказати співробітника, який має її накласти.

Групове підписання

В системі можна направити документ на Групове підписання, коли документ надсилається групі одержувачів (підписантів), і при цьому для кожного підписанта з групи буде створено окремий документ.

Склад таких «дочірніх» документів відображається у вигляді реєстру у складі «батьківського» документа.

До групового підпису можна включати окремі посади, підрозділи, організації, Загальний доступ (за посиланням), а також налаштовані групи одержувачів.

Додатковий підпис

Додатковий підпис за документом може запросити будь-який співробітник, який має доступ до документа.

Такий підпис відображатиметься як додатковий.

Додатковий підпис може бути запитаний тільки у форматі узгодження, а також візи або затвердження, якщо ці типи підпису були активовані для використання в розділі Загальні налаштування акаунта компанії.

Штампи підписів та печаток

Якщо документ підписано таким типом підпису як "Підпис", то при перегляді на файлах, що підписуються, відображатиметься штамп підпису, що містить основну інформацію про підпис. Штамп відображатиметься незалежно від того, чи буде документ підписано КЕП/УЕП або цифровим підписом системи Шрифт.

За необхідності розташування штампа на файлі документа можна змінити, просто перемістивши його в будь-яке зручне місце.