Реєстрація документа
Реєстрація документа завершує процес його створення з присвоєнням йому реєстраційного номера. На всіх етапах роботи над документом до моменту його реєстрації, документ залишається проєктом.
Якщо була запланована розсилка документа, то в момент реєстрації її буде автоматично виконано, і документ буде розісланий співробітникам компанії або контрагентам, зазначеним у розсилці.
Реєструвати документ у журналі реєстрації може співробітник (посада), у якого є право реєстрації у відповідному журналі.
Співробітникам, які мають право читання журналу реєстрації, в якому зареєстровано документ, у момент реєстрації автоматично відкриється доступ до цього документа. Ця можливість є зручним способом налаштувати бізнес-процеси, які забезпечать обраним посадам автоматичний доступ до документів зареєстрованих у відповідних журналах.
Коли документ підписаний останнім запланованим підписом, він переходить у статус На реєстрації. У момент реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер і з цього моменту він стає готовим документом та автоматично розсилається на виконання або до відома, якщо була запланована розсилка.
Система підтримує 3 способи реєстрації: автоматично, відповідальним за документом та іншою посадою.
Якщо було вибрано автоматичну реєстрацію документа, то в момент отримання останнього запланованого підпису, він автоматично зареєструється, отримає реєстраційний номер та набуде статусу Зареєстрований.
Існують обмеження для вибору дати під час ручної реєстрації: не раніше, ніж дата підпису і не пізніше, ніж сьогоднішній день.
У системі доступна зміна зареєстрованого документа. Детальніше про це в статті Зміна документа.
Реєстраційний номер
Під час реєстрації документу пропонується порядковий реєстраційний номер відповідно до правил, встановлених для відповідного журналу реєстрації. Користувач може вказати вибраний вручну реєстраційний номер, якщо це дозволено налаштуванням журналу реєстрації.
Система дає можливість налаштувати унікальне формування нумерації для кожного журналу реєстрації. Номер, який присвоюється документу під час реєстрації, може бути досить складним і включати кілька елементів. Наприклад, він може мати не тільки порядковий номер за журналом, а включати також індекс журналу реєстрації та код підрозділу.
Налаштувати формат нумерації можна в довіднику Журнали реєстрації.
Розрядність порядкового номера встановлюється в налаштуваннях Акаунта компанії.
Резервування номеру
У системі існує можливість резервування реєстраційного номера документа. Тобто обраний номер буде надано документу в момент реєстрації, якщо відповідальний надалі не змінить свій вибір.
Обмеження для вибору дати реєстрації під час резервування номера: від сьогоднішньої дати і на 10 днів наперед.
QR-код
Після реєстрації документа на всіх файлах, що підписуються, відображатиметься штамп із QR-кодом, який містить посилання на документ у системі та інформацію про організацію, дату та номер документа, а також кількість файлів у документі, якщо їх два або більше.
Якщо співробітник має доступ до документа, то відсканувавши QR-код на документі, він зможе швидко знайти його в системі.
Місце розташування QR-коду на файлі документа можна змінити під час перегляду файлу на більш зручне, просто перетягнувши його.
Відхилення документа
Документ, який надійшов від контрагента через Intercompany або через шину СЕВ ОВВ, а також будь-якими іншими засобами комунікацій, можна відхилити.
Для цього потрібно виконати дію «Відхилити документ». У результаті цієї дії в документа з'явиться статус «Відхилено».
Скасування реєстрації документа
Якщо документ було зареєстровано помилково, автор події реєстрації документа може видалити подію реєстрації у табі Події. Видалення події реєстрації доступне в межах відповідного терміну встановленого в загальних налаштуваннях компанії.
Відмова в реєстрації документа
Якщо документ був направлений на реєстрацію іншої посади, і співробітник, який діє від цієї посади, дійшов висновку, що документ не відповідає вимогам оформлення, то у його реєстрації може бути відмовлено.
Якщо відмова в реєстрації була помилковою, то співробітник, який виконав цю дію, може скасувати її шляхом видалення відповідної події в табі Події або запросити ініціатора запиту, знову направити документ на реєстрацію.
