Реєстрація документа
Реєстрація документа завершує процес його створення з присвоєнням йому реєстраційного номера. На всіх етапах роботи над документом до моменту його реєстрації, документ залишається проєктом. Зареєстрований документ не можна змінювати.
Якщо була запланована розсилка документа, то в момент реєстрації її буде автоматично виконано, і документ буде розісланий співробітникам компанії або контрагентам, зазначеним у розсилці.
Реєструвати документ у журналі реєстрації може співробітник (посада), у якого є право реєстрації в цьому журналі.
Співробітникам, які мають право читання журналу реєстрації, в якому зареєстровано документ, у момент реєстрації автоматично відкриється доступ до цього документа. Ця можливість є зручним способом налаштувати бізнес-процеси, обов'язкові для доступу обраним посадам, які забезпечать повний автоматичний доступ до окремих видів документів.
Коли документ підписаний останнім запланованим підписом, він переходить у статус На реєстрації. У момент реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер і з цього моменту він стає справжнім документом та автоматично розсилається на виконання або до відома, якщо була запланована розсилка.
Також у момент реєстрації буде відкрито доступ до документа співробітникам, яким надано право читання журналу реєстрації, в якому він зареєстрований.
Система підтримує 3 способи реєстрації: автоматично, відповідальним за документом та іншою вибраною посадою.
Якщо було вибрано автоматичну реєстрацію документа, то в момент отримання останнього запланованого підпису, він автоматично реєструється, отримує реєстраційний номер та набуває статусу Зареєстрований.
Існують обмеження для вибору дати під час ручної реєстрації: не раніше, ніж дата підпису і не пізніше, ніж сьогоднішній день.
Під час ручної реєстрації документу пропонується порядковий реєстраційний номер відповідно до правил, встановлених для відповідного журналу реєстрації. Користувач може вказати вибраний вручну реєстраційний номер, якщо це дозволено налаштуванням журналу реєстрації.
Реєстраційний номер
Система дає можливість налаштувати унікальне формування нумерації для кожного журналу реєстрації. Номер, який присвоюється документу під час реєстрації, може бути досить складним і включати кілька елементів. Наприклад, він може мати не тільки порядковий номер за журналом, а складатися з індексу журналу реєстрації\коду підрозділу-порядкового номера документа за журналом або індексу журналу реєстрації-порядкового номера документа за журналом.
Налаштувати формат нумерації можна в довіднику Журнали реєстрації.
Розрядність порядкового номера встановлюється в налаштуваннях Акаунта компанії.
Резервування номеру
У системі існує можливість резервування реєстраційного номера документа. Тобто обраний номер буде надано документу в момент реєстрації, якщо відповідальний надалі не змінить свій вибір.
Обмеження для вибору дати реєстрації під час резервування номера: від сьогоднішньої дати і на 10 днів наперед.
QR-код
Після реєстрації документа на всіх файлах, що підписуються, відображатиметься штамп із QR-кодом, який містить посилання на документ у системі та інформацію про організацію, дату та номер документа, а також кількість файлів у документі, якщо їх два або більше.
Якщо у співробітник має доступ до документа, то відсканувавши QR-код на роздрукованому документі, він зможе швидко знайти його в системі.
Місце розташування QR-коду на файлі документа можна змінити під час перегляду файлу на більш зручне, просто перетягнувши його.
