Реєстрація документа

Реєстрація документа завершує процес його створення з присвоєнням йому реєстраційного номера. На всіх етапах роботи над документом до моменту його реєстрації, документ залишається проєктом.

Але реєстрація - це не завершення роботи з документом. Коли документ отримав номер і дату, він вважається офіційно готовим, але його мета часто ще не досягнута. Документ не можна відправляти в архів, доки:

• Є активні задачі: За документом можуть бути призначені доручення, пов'язані з його реалізацією.

• Він перебуває на контролі: Наприклад, ви створили пов’язану задачу, щоб система нагадала вам продовжити дію договору через рік. Документ вважається повністю опрацьованим лише тоді, коли всі пов’язані з ним процеси та задачі завершені.

Виконання реєстрації

Реєструвати документ у журналі реєстрації може співробітник (посада), у якого є право реєстрації у відповідному журналі.

Коли документ підписаний останнім запланованим підписом, він переходить у статус На реєстрації. У момент реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер і з цього моменту він стає готовим документом та автоматично розсилається на виконання або до відома, якщо була запланована розсилка.

Система підтримує 3 способи реєстрації: автоматично, відповідальним за документом та іншою посадою.

Способи реєстрації документа

Реєстрація — це ключова подія в життєвому циклі документа. Саме в цей момент система не лише присвоює офіційний номер та дату, а й автоматично запускає процес розсилки документа всім зацікавленим сторонам (до відома, для розгляду чи виконання).

Ви можете обрати один із трьох варіантів того, як саме відбудеться цей перехід:

1. Вручну відповідальним за документ: Найбільш поширений варіант, коли автор документа або закріплена за ним відповідальна особа самостійно натискає кнопку «Зареєструвати», переконавшись, що всі погодження та підписи зібрано та документ готовий до розсилки.

2. Іншою посадою (Централізована реєстрація): Варіант для компаній з чіткою структурою канцелярії або секретаріату. Право реєстрації передається спеціальній посадовій особі (наприклад, секретарю або діловоду), яка перевіряє коректність оформлення перед тим, як «випустити» документ у роботу.

3. Автоматично (Auto-registration): Система сама реєструє документ і запускає розсилку, як тільки зібрано всі заплановані підписи. Це ідеальний варіант для стандартизованих процесів, що мінімізує вплив людського фактора та прискорює рух документів.

Реєстраційний номер

Під час реєстрації документу пропонується порядковий реєстраційний номер відповідно до правил, встановлених для відповідного журналу реєстрації. Користувач може вказати вибраний вручну реєстраційний номер, якщо це дозволено налаштуванням журналу реєстрації.

Система дає можливість налаштувати унікальне формування нумерації для кожного журналу реєстрації. Номер, який присвоюється документу під час реєстрації, може бути досить складним і включати кілька елементів. Наприклад, він може мати не тільки порядковий номер за журналом, а включати також індекс журналу реєстрації та код підрозділу.

Резервування номеру

У системі існує можливість резервування реєстраційного номера документа. Тобто обраний номер буде надано документу в момент реєстрації, якщо відповідальний надалі не змінить свій вибір.

Ручне керування реєстраційними даними

Редагування дати та номера для цілей бухобліку

У багатьох компаніях критично важливо, щоб номер і дата документа в СЕД ідентично відповідали записам у регістрах бухгалтерського обліку.

Для таких випадків у «Шрифті» передбачена спеціальна можливість:

• Якщо в загальних налаштуваннях компанії активована відповідна опція, при реєстрації документа ви можете вказати будь-які дані у полях дати та номера.

• Це дозволяє «синхронізувати» цифровий документ із паперовими архівами або специфічними вимогами облікової політики вашого підприємства.

Відображення вхідних реквізитів контрагента замість власних

Для документів, що надійшли від зовнішніх контрагентів (через будь-яку інтеграцію або зареєстрованих вручну як «Вхідні»), в системі передбачена можливість відображення оригінальних реквізитів відправника замість власних реєстраційних реквізитів.

• Навіщо це потрібно: Відповідно до вимог бухгалтерського обліку, первинний документ повинен бути легко ідентифікований за номером і датою, наданими емітентом. Це дозволяє уникнути плутанини між внутрішнім номером СЕД і номером документа в обліковій системі контрагента.

• Як це працює: Якщо в Загальних налаштуваннях активована відповідна функція, в даних документа будуть відображатися відомості про дату і номер за даними вхідного документа.

QR-код

Після реєстрації документа на всіх файлах, що підписуються, відображатиметься штамп із QR-кодом, який містить посилання на документ у системі та інформацію про організацію, дату та номер документа, а також кількість файлів у документі, якщо їх два або більше.

Місце розташування QR-коду на файлі документа можна змінити під час перегляду файлу на більш зручне, просто перетягнувши його.

Відхилення документа

Будь-який власний документ у будь-якому статусі, крім Зареєстрований, а також документ, який надійшов від контрагента через Intercompany або будь-якими іншими засобами комунікацій, можна відхилити.

Для цього потрібно виконати дію «Відхилити документ». У результаті цієї дії в документа з'явиться статус «Відхилено».

Скасування реєстрації документа

Якщо документ було зареєстровано помилково, автор події реєстрації документа може видалити подію реєстрації у табі Події. Видалення події реєстрації доступне в межах відповідного терміну встановленого в загальних налаштуваннях компанії.

Окрім стандартних процедур, у системі доступна дія «Скасувати реєстрацію».

• Як це працює: Виконання цієї дії фіксується як окрема подія в історії документа.

• Хто має доступ: Дія доступна відповідальному за документ, а також усім користувачам, які мають права ставити задачі відповідальному.

• Наслідки дії: Після скасування документ повертається у статус «Реєстрація». Це дозволяє зареєструвати його повторно, вказавши нові дані, якщо це дозволено налаштуваннями відповідного журналу та відповідною опцією в Загальних налаштуваннях компанії.

Відмова в реєстрації документа

Якщо документ був направлений на реєстрацію іншої посади, і співробітник, який діє від цієї посади, дійшов висновку, що документ не відповідає вимогам оформлення, то у його реєстрації може бути відмовлено.