Адміністрування компанії
Термінологія: компанія - посада - призначення - співробітник - користувач
В системі використовуються такі поняття:
Компанія є центром зберігання й обробки даних та їхнім власником. Система підтримує роботу як великого холдингу з багатьох організацій, так і індивідуальне використання фізичною особою. У кожної Компанії є власне доменне ім'я та ізольований інформаційний простір.
Роль власника компанії забезпечує співробітнику особливий рівень захисту його прав. Ніхто, навіть інший співробітник із роллю Власник, не може забрати (відключити) роль Власника співробітнику, який працює в системі на відповідній посаді, зі штатним призначенням.
Посада - це суб'єкт усіх комунікацій у системі. Доступ до даних у системі існує тільки у Посади. В одного Співробітника може бути безліч Посад із різним типом призначення: штатне, виконувач обов'язків та референт.
Призначення - виконує функцію поєднання Співробітника та Посади і дає Співробітнику доступ до Посади, а також можливість виконання дій від імені Посади. Така логіка дає змогу призначеному на Посаду новому Співробітнику негайно отримати доступ до всієї необхідної йому для роботи інформації.
В інтерфейсі завжди відображається інформація про Співробітника та Посаду одночасно, оскільки подумки у людей Посада завжди асоційована (пов'язана) зі Співробітником (штатно призначеним або виконуючим обов'язки). Коли використовується вираз, наприклад, "документ надіслано Іваненку", всі розуміють, що документ надіслано Посаді, на якій призначено Іваненка. Або коли кажуть "документ надіслано директору", всі розуміють, що його надіслано Іваненку.
Співробітник - це Користувач, який прийняв запрошення для роботи в Компанії на певній Посаді. Один користувач може бути співробітником одночасно в багатьох компаніях. Співробітник може бути заблокований для доступу в акаунт компанії адімністратором. Наприклад, коли виникло занепокоєння, що акаунт користувача може бути скомпрометований.
Коли користувач переходить за посиланням із листа-запрошення про призначення на посаду в компанії, створюється зв'язок користувач-співробітник. Після встановлення такого зв'язку ніхто не може його розірвати, щоб надати право дій від імені співробітника іншому користувачеві. Це дає гарантію, що ніхто, крім самого співробітника, не зможе виконувати дії в компанії від його імені. Докладніше про це в статті.
Користувач - це фізична особа, яка має власний акаунт у системі Шрифт. Користувач не може бути заблокований адімністратором компанії.
Налаштування організаційної структури, створення посад, призначень та додавання співробітників
Перевірте таб Загальні налаштування в Акаунті компанії: встановіть такі значення та стани за замовчуванням, які відповідають інтересам вашої компанії.
Створення посади та запрошення співробітників
В організаційній структурі створюються організації, підрозділи, посади та співробітники.
Наповнити структуру компанії посадами та співробітниками можна рухаючись від створення посади або від додавання співробітника. В обох випадках система запропонує виконати призначення й створити в процесі призначення посаду (якщо ви пішли від додавання співробітника) або додати співробітника, якщо ви почали зі створення посади.
У системі підтримуються 3 типи призначення: штатне призначення, виконання обов'язків та реферування. На одній посаді в один момент часу може бути тільки 1 співробітник зі штатним призначенням, 1 виконувач обов'язків та необмежена кількість референтів.
Детально про додавання співробітника, призначення на посаду та запрошення до компанії дивіться у статтях Співробітники та Організаційна структура.
Після того, як Користувач прийняв запрошення для роботи в Компанії в якості Співробітника, зв'язок Користувач - Співробітник не може бути розірваний. Якщо Користувач втратить доступ до свого акаунту, йому потрібно створити новий акаунт у системі Шрифт (з новим емейлом). Тоді адміністратор повинен додати нового співробітника, призначити його на ту саму посаду і надіслати запрошення Співробітнику, вказавши його новий емейл Користувача.
Комунікації між посадами
За замовчуванням у компанії всі посади можуть взаємодіяти між собою без обмежень інформаційно та ставити задачі, тобто режим без обмежень.
Для багатьох компаній, зі сформованою ієрархічною структурою управління, може знадобитися ручне налаштування комунікацій, за якого інформаційна комунікація може бути обмежена, а постановка задач обумовлена організаційною та функціональною структурою.
Можливість встановлення прав комунікації як від посади, що налаштовується, по відношенню до інших посад, так і навпаки, спрощує налаштування комунікації посад.
Зміна ролей посади
Додайте ролі тим посадам, які повинні мати доступ до всього акаунту компанії (адміністратори), до управління окремими підрозділами (адміністратори підрозділів), до налаштування всіх або окремих довідників, правом зовнішніх комунікацій і т.д.
Можна використовувати системні або створювати свої, налаштувавши їм потрібні права.
Надання ролей для посад не означає їх автоматичне надання для всіх призначень за цією посадою. Система дає можливість гнучкого управління ролями для кожного з призначень, у межах доступних самій посаді.
Роль власника компанії, яка присвоюється її творцеві, має максимально можливі права. У адміністратора компанії права близькі до максимальних. Склад прав кожної з ролей можна побачити в довіднику “Ролі” розділу “Налаштування”.
Налаштування шаблонів документів
В системі під час створення нової компанії буде сформовано мінімально необхідну кількість шаблонів документів. У довіднику Шаблони документів можна налаштувати додаткові шаблони.
Визначте співробітників, яким можна доручити підтримання складу шаблонів документів в актуальному стані та надайте їм відповідну роль.
Шаблон документа стане доступним для використання всіма співробітниками після того, як буде ввімкнено ознаку доступності шаблону до його використання.
Доступ посади до журналів реєстрації документів
Співробітник може створювати документи без обмежень. Але для того, щоб співробітник міг зареєструвати документ відповідного напряму (вхідний, вихідний або внутрішній), він повинен мати доступ до журналу реєстрації, в якому передбачено реєстрацію таких документів.
За замовчуванням посада отримує право на реєстрацію в журналах підрозділу, в якому створюється ця посада. Якщо в підрозділі, в якому створена посада, не створювався набір журналів, то в цьому разі знадобиться ручне налаштування доступу посади до журналів реєстрації іншого підрозділу.
Надати доступ можна в довіднику Журнали реєстрації або Організаційна структура.
Якщо буде включено право на читання відповідного журналу реєстрації, то це означатиме, що посада автоматично отримуватиме право доступу до всіх документів, які будуть зареєстровані в цьому журналі. Це право має надаватися з розумною обережністю.
Деактивація та видалення об'єктів у довідниках
Співробітника, організацію, підрозділ, посаду, журнал, шаблон та інші сутності налаштування системи можна видалити або деактивувати. Деактивація зробить сутність невидимою під час звичайного перегляду, потрібно буде увімкнути фільтр Показати неактивні у відповідному довіднику, щоб побачити такі сутності. Неактивну сутність завжди можна зробити активною.
Видалення сутності відбувається безповоротно. Видалення недоступне для тих сутностей, які вже мають зв'язки з іншими сутностями системи, через що може порушитися цілісність даних системи.
Керування доступом до об'єктів
Посади, які мають ролі Власника, Адміністратора або Адміністратора підрозділу, можуть керувати доступом до документів щодо посади.
Є 3 варіанти дій зі зміни доступу: передача об'єктів іншій посаді, закриття доступу і відкриття доступу. Під час передання доступ до об'єкта відкривається цільовій посаді і закривається вихідній. Під час закриття доступу, цільова посада не потрібна, оскільки в результаті буде закрито доступ вихідної посади. Під час відкриття доступу, цільовій посаді надається доступ тільки до об'єкта або до всіх подій за ним, які доступні вихідній посаді.
Під час передання ще не зареєстрованих документів та задач у статусі В роботі, у яких вихідна посада є відповідальною, відповідальний змінюється з вихідної посади на цільову.
Дочірні завдання обраних об'єктів будуть автоматично включені в передачу і закриття доступу. А дочірні задачі типу Підписання будуть у процесі передання скасовані (якщо вихідна посада-ініціатор) або за ними буде виконано відмову в підписанні (якщо вихідна посада - підписант).
При використанні цього інструменту передачі, цінності не можуть бути передані іншій посаді. Передача цінностей, що перебувають у відповідальності у вихідної посади, виконується стандартними інструментами системи, тобто діями вихідної посади.