Задачі
Система підтримує досить відомий підхід GTD (Getting Things Done), що означає "Доведення справ до завершення" або "Як упорядкувати справи" (автор David Allen). Метод заснований на тому, щоб звільнити себе, свій мозок від дискомфорту - постійно щось пам'ятати та відчувати стрес через те, що щось важливе може бути пропущене, не зроблене або зроблене невчасно. І отримати можливість генерувати ідеї та ефективно управляти задачами.
У задачі завжди є відповідальний (виконує його), постановник (приймає результат) і тема, яка коротко визначає суть задачі. Не обов'язкові, але допомагають під час роботи із задачею: опис, файли, термін у вигляді дати або періоду виконання, високий пріоритет та ін.
Задача, як і будь-який інший об'єкт системи, накопичує інформацію з файлами та подіями, а також має атрибути об'єкта системи: номер, вид, статус, доступи та інші. Задачі можуть бути зв'язані між собою або з іншими об'єктами.
Залежно від того, ким з погляду виконання, стосовно задачі є співробітник, задачі можуть бути:
власними (співробітник - і відповідальний, і постановник)
вхідними (співробітник - відповідальний, а постановник - інший співробітник)
вихідними (співробітник - постановник, а відповідальний - інший співробітник)
доступними (завдання доступне, але відповідальний і постановник - інші співробітники)
Власні задачі (в якому ви і відповідальний, і постановник) - це чудовий спосіб організації власної роботи. Вони дозволять тримати ваші справи під повним контролем. Не обов'язково ставити таким задачам певний термін завершення. Досить створити нагадування та визначити дати за ними, щоб не упустити нічого важливого з поля зору.
Типи задач
Задачі можуть бути такого типу: виконання, підписання, реєстрація та цінності. Тип задачі визначається природою появи завдання та використовується для швидкого пошуку, фільтрації та візуальної відмінності в інтерфейсі.
Статуси задач
Статус задачі змінюється в процесі роботи з нею. Задача створюється в статусі В роботі, але автор може створити її в статусі Чернетка, якщо вважає, що до передання в роботу у ній потрібно щось виправити або її ще рано передавати в роботу.
За фактом направлення відмітки про виконання задачі, її статус змінюється на Готова до розгляду. Якщо відповідальний запросив перенесення терміну виконання, то статус буде Перенесення терміну виконання. За фактом приймання результату виконання задачі, її статус зміниться на Виконана. У будь-який момент постановник може самостійно відзначити виконання задачі або скасувати задачу, тоді її статус буде відповідно Виконана або Скасована.
Самостійні та дочірні задачі
Самостійні задачі - це задачі створені користувачем або в деяких випадках системою (задачі інвентаризації цінностей) незалежно від інших об'єктів системи.
Дочірні задачі - це задачі, які створюються в рамках процесів, автоматично системою або користувачем:
створення нагадування за об'єктом системи (будь-яким, крім задачі)
направлення документа на виконання
направлення документа на підпис або погодження
реєстрації документа
передачі цінності
Дочірні задачі завжди відображаються разом із батьківським об'єктом.
Створення нагадування за будь-яким об'єктом (окрім задачі) автоматично породжує задачу з тією ж темою, що в об'єкта, якщо в цього об'єкта ще немає задачі з такою темою. У формі створення можна змінити тему задачі та інші атрибути.
Активні задачі
До Активних задачі для співробітника відносяться будь-які задачі, за якими встановлено чинне нагадування, незалежно від їхнього статусу або ролі участі в них, а також усі задачі в статусі В роботі або На підтвердженні, в яких у вас ключова роль (постановник, відповідальний або підтверджуючий).
При вході в розділ Задачі за замовчуванням вмикається фільтр дат На сьогодні.
Наявність активних задач На сьогодні завжди позначається лічильником з їх кількістю біля розділу Задачі головного меню.
У сьогоднішні задачі потрапляють усі задачі з терміном виконання на сьогодні або з нагадуванням на сьогодні. Задача виключається із сьогоднішніх у разі перенесення нагадування на інший день.
Не можна виключити задачу зі списку На сьогодні (перенести), якщо ви відповідальний по задачі та її термін виконання - сьогодні.
Якщо по задачі створено нагадування на різні дати, то задача фігуруватиме в стрічці в кожний із днів, у які є нагадування, а якщо ви відповідальний або постановник задачі, то також у день, на який потрапляє термін її виконання (або перший із днів, якщо в задачі вказаний термін виконання).
Сповіщення про задачі на сьогодні на пошту
У профілі співробітника можна ввімкнути сповіщення про активні задачі на сьогодні. Листи-сповіщення про кількість задач на сьогодні надходитимуть вам на email щодня у зазначений вами час.
Нагадування по задачі
По задачі можна створити безліч нагадувань, які сфокусують задачу у відповідний день та час у стрічці задач На сьогодні, щоб не забути виконати по задачі у потрібний момент часу заплановані дії: проконтролювати результат, надіслати лист, отримати інформацію, підготувати файл, зробити дзвінок для обговорення і т.п.
Додавання в нагадування співробітника або контактну особу, зі сповіщенням (якщо ви хочете повідомити співробітника про свої плани) або без сповіщення, є дуже зручним способом швидкої навігації у своїй стрічці задач, щоб, обравши співробітника над стрічкою задач (фільтр ключових ролей), можна було побачити всі задачі й нагадування, що стосуються цього співробітника, та обговорити з ним усі питання, наприклад, під час телефонної розмови.
Керування термінами нагадувань є основним інструментом пріоритизації задач і дає змогу тримати все під контролем, відкладаючи нетермінові питання на потім, але не втрачаючи їх з поля зору.
У табі деталі правої частини інтерфейсу показано всі нагадування по задачі, незалежно від дати, на яку вони поставлені.
Створення задачі
Задачі в системі використовуються для організації ефективної роботи, як самостійної, так і в команді. Співробітник компанії може призначити задачу собі або іншим співробітникам із зазначенням термінів виконання.
Будь-який співробітник компанії може створити власну задачу. Якщо в компанії немає обмежень у комунікації між посадами, то як відповідального або постановника може бути обраний будь-який співробітник компанії.
Якщо в компанії прийнято схему ручного налаштування прав постановки задач і в автора задачі немає права ставити задачі відповідальному та постановнику, то така задача автоматично набуде статусу На підтвердженні, а автору буде запропоновано вибір посади підтверджуючого, у якої є необхідні права.
Створення задач доступне також шляхом копіювання вже наявної задачі, що може прискорити та спростити процес створення задачі. Під час копіювання можна внести всі необхідні зміни.
У задачі можуть вноситися зміни в правій частині інтерфейсу.
Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачі відповідальному та постановнику по задачі, має право виконання будь-яких дій над задачею. У події зміни задачі буде видно - хто саме та коли зробив ці зміни.
Виконання задачі
Якщо співробітник у задачі не тільки відповідальний, а й постановник (власна задача), то буде доступна дія Відзначити як виконану. Після виконання цієї дії задача набуває статусу Виконана.
Якщо постановником є інший співробітник, то відповідальному буде доступна дія по задачі Відправити на розгляд, доповнивши його відповідною інформацією про результат виконання задачі. Після виконання цієї дії, задача набуде статусу Готова до розгляду. Постановник має розглянути результат виконання: прийняти його або відхилити. У стрічці задач у Постановника та Відповідального з'являться відповідні варіанти дій
Постановник може виконати по задачі в статусі В роботі дію Запросити стан виконання. Ця подія, по суті, є повідомленням відповідальному, але виконується всього за кілька кліків.
Перенесення терміну виконання
У разі, коли на виконання задачі потрібно більше часу, відповідальний по задачі може запросити у постановника перенесення терміну виконання, доповнивши запит відповідними аргументами.
Після виконання цієї дії, задача набуде статусу Перенесення терміну виконання. Постановник має розглянути запит: прийняти, відмовити або встановити інший. У стрічці задач у Постановника та Відповідального з'являться відповідні варіанти дій
Виконання задач у строк - це необхідний елемент у сучасній діловій комунікації. Перенесення терміну така сама частина процесу роботи над задачами, як і власне її виконання. Запит відповідального про перенесення терміну демонструє, що він зацікавлений у виконанні задачі.
Навпаки, відсутність дій щодо задачі, коли вона стає простроченою, навіть якщо відповідальний не має що повідомити щодо неї, демонструє ігнорування ним задачі, відсутність навичок тайм-менеджменту, а також нехтування комунікаціями з постановником.