Задачі
Система підтримує досить відомий підхід GTD (Getting Things Done), що означає "Доведення справ до завершення" або "Як упорядкувати справи" (автор David Allen). Метод заснований на тому, щоб звільнити себе, свій мозок від дискомфорту - постійно щось пам'ятати та відчувати стрес через те, що щось важливе може бути пропущене, не зроблене або зроблене невчасно. І отримати можливість генерувати ідеї та ефективно управляти задачами.
У задачі завжди є відповідальний (виконує її), постановник (приймає результат) і тема, яка коротко визначає суть задачі. Не обов'язкові, але допомагають під час роботи із задачею: опис, файли, термін у вигляді дати або періоду виконання, високий пріоритет та ін.
Задача, як і будь-який інший об'єкт системи, накопичує інформацію з файлами та подіями, а також має атрибути об'єкта системи: номер, вид, статус, доступи та інші. Задачі можуть бути зв'язані між собою або з іншими об'єктами.
Залежно від того, ким з погляду виконання, стосовно задачі є співробітник, задачі можуть бути:
власними (співробітник - і відповідальний, і постановник)
вхідними (співробітник - відповідальний, а постановник - інший співробітник)
вихідними (співробітник - постановник, а відповідальний - інший співробітник)
доступними (завдання доступне, але відповідальний і постановник - інші співробітники)
Власні задачі (в якому ви і відповідальний, і постановник) - це чудовий спосіб організації власної роботи. Вони дозволять тримати ваші справи під повним контролем. Не обов'язково ставити таким задачам певний термін завершення. Досить створити нагадування та визначити дати за ними, щоб не упустити нічого важливого з поля зору.
Типи задач
Задачі можуть бути такого типу: виконання, підписання, резолюції, реєстрація та цінності. Тип задачі визначається природою появи завдання та використовується для швидкого пошуку, фільтрації та візуальної відмінності в інтерфейсі.
Статуси задач
Статус задачі змінюється в процесі роботи з нею. Задача створюється в статусі В роботі, але автор може створити її в статусі Чернетка, якщо вважає, що до передання в роботу у ній потрібно щось виправити або її ще рано передавати в роботу.
За фактом направлення відмітки про виконання задачі, її статус змінюється на Готова до розгляду. Якщо відповідальний запросив перенесення терміну виконання, то статус буде Перенесення терміну виконання. За фактом приймання результату виконання задачі, її статус зміниться на Виконана. У будь-який момент постановник може самостійно відзначити виконання задачі або скасувати задачу, тоді її статус буде відповідно Виконана або Скасована.
Самостійні та дочірні задачі
Самостійні задачі - це задачі створені користувачем або в деяких випадках системою (задачі інвентаризації цінностей) незалежно від інших об'єктів системи. Такі задачі можна створити через дію «Створити задачу» в головному меню або в табі Задачі за кнопкою «+ Пов'язана задача».
Самостійна задача, на відміну від дочірньої, може зв'язуватися з іншими об'єктами і показується як окремий об'єкт на графі в табі Зв'язки (якщо в неї є будь-які зв'язки), і за кнопкою Пакет можна вибрати контент такої задачі окремо від інших пов'язаних об'єктів.
Дочірні задачі - це задачі, які створюються в рамках процесів, автоматично системою або користувачем:
створення нагадування за об'єктом системи (будь-яким, крім задачі)
направлення документа на виконання
направлення документа на підпис або погодження
реєстрації документа
передачі цінності
Дочірні задачі завжди відображаються разом із батьківським об'єктом.
Створення нагадування за будь-яким об'єктом (окрім задачі) автоматично породжує задачу з тією ж темою, що в об'єкта, якщо в цього об'єкта ще немає задачі з такою темою. У формі створення можна змінити тему задачі та інші атрибути.
Активні задачі
До Активних задачі для співробітника відносяться будь-які задачі, за якими встановлено чинне нагадування, незалежно від їхнього статусу або ролі участі в них, а також усі задачі в статусі В роботі або На підтвердженні, в яких у вас ключова роль (постановник, відповідальний або підтверджуючий).
При вході в розділ Задачі за замовчуванням вмикається фільтр дат На сьогодні.
Наявність активних задач На сьогодні завжди позначається лічильником з їх кількістю біля розділу Задачі головного меню.
У сьогоднішні задачі потрапляють усі задачі з терміном виконання на сьогодні або з нагадуванням на сьогодні. Задача виключається із сьогоднішніх у разі перенесення нагадування на інший день.
Не можна виключити задачу зі списку На сьогодні (перенести), якщо ви відповідальний по задачі та її термін виконання - сьогодні.
Якщо по задачі створено нагадування на різні дати, то задача фігуруватиме в стрічці в кожний із днів, у які є нагадування, а якщо ви відповідальний або постановник задачі, то також у день, на який потрапляє термін її виконання (або перший із днів, якщо в задачі вказаний термін виконання).
Сповіщення про задачі на сьогодні на пошту
У профілі співробітника можна ввімкнути сповіщення про активні задачі на сьогодні. Листи-сповіщення про кількість задач на сьогодні надходитимуть вам на email щодня у зазначений вами час.
