Журнали реєстрації

Журнали реєстрації потрібні для реєстрації в них документів, які готові до реєстрації, тобто зібрані всі підписи (для внутрішніх і вихідних документів). Для вхідних документів отримання підписів у системі необов'язкове: вони або відображені в паперовій версії (скані), або вони вже надійшли з підписом контрагента (через сервіс Intercompany системи Шрифт).

У момент реєстрації документа автоматично виконується розсилка документа за планом розсилки, який був заздалегідь передбачений у документі.

Щоб посада могла зареєструвати документ, їй має бути надано право реєстрації документів у певних журналах, щоб вибрати відповідний журнал зі списку доступних.

Детальніше про реєстрацію документів дивіться у статті.

Довідник Журнали реєстрації

Довідник Журнали реєстрації містить перелік журналів реєстрації з можливістю налаштування правил формування реєстраційних номерів документів та управління доступом до журналу.

У властивостях відповідного журналу реєстрації налаштовується: документи якого напряму можуть у ньому реєструватися (вхідні, вихідні та внутрішні), а також цінності.

Для новоствореної компанії автоматично генерується набір журналів, до яких відкрито доступ посаді - творцеві компанії.

Право перегляду та зміни довідника мають співробітники з роллю Власник, Адміністратор і Адміністратор підрозділу, а також співробітники з іншою налаштованою роллю, якій надано доступ до цього довідника.

Перегляд зведених статистичних даних за журналами реєстрації певного підрозділу організації дає змогу отримувати актуальну інформацію щодо доступу до них та про кількість зареєстрованих у цих журналах документів та цінностей.

Інформація про кількість зареєстрованих документів та цінностей у певному журналі реєстрації відображається в табі Відомості цього журналу.

Створення журналу реєстрації

Створити журнал можна за кнопкою +Журнал:

• У довіднику Організаційна структура, фокус на рядку підрозділу, вкладка Журнали

  

• У довіднику Журнали реєстрації.

  

Налаштування правила нумерації документів

У момент реєстрації кожному документу присвоюється його унікальний реєстраційний номер. Система забезпечує послідовність нумерації документів у разі одночасної роботи безлічі співробітників.

У системі підтримується автоматична нумерація документів у порядку їх реєстрації в журналі або відповідно до заздалегідь зарезервованого номера чи ручне введення реєстраційного номера (якщо це передбачено налаштуванням конкретного журналу).

Для більшої зручності відрізнення реєстраційних номерів можна налаштувати свою унікальну нумерацію для кожного журналу. Додавши нові елементи нумерації - індекс журналу реєстрації та код підрозділу.

Розрядність нумерації визначається в налаштуваннях акаунта компанії. Дивіться докладніше в статті.

Порядок елементів нумерації можна змінити перетягуванням елемента, а також встановити роздільники на свій розсуд.

Тоді кожен зареєстрований у цьому журналі документ матиме префікс з індексом журналу, кодом підрозділу або інші варіанти нумерації, що налаштовані для журналу.

Індекс журналу реєстрації

Журналу реєстрації під час його створення за замовчуванням пропонується його власний індекс, який за необхідності можна змінити.

Для більшої зручності відмінності реєстраційних номерів можна налаштувати свою унікальну нумерацію. Додавши новий елемент нумерації - індекс журналу реєстрації.

Тоді кожен зареєстрований у цьому журналі документ матиме префікс з індексом цього журналу.

Циклічність нумерації

Налаштувати циклічність обнулення нумерації в журналі можна, обравши зі списку, що випадає, період, за який відбуватиметься обнулення нумерації, та який буде починатися з початку.

Надання доступу до журналу реєстрації

Після створення нового журналу необхідно надати доступ до нього тим посадам компанії, яким потрібно буде працювати з цим журналом.

Посаді можна надати можливість працювати з журналами іншого, зокрема вищого підрозділу.

Щоб надати або забрати право реєстрації документів у відповідному журналі, потрібно відмітити або прибрати галочку в рядку певної посади, перейшовши в режим редагування прав доступу.

У режимі перегляду відображаються тільки ті посади, які мають право на реєстрацію або читання цього журналу. Крапка означає, що не всі посади в організації / підрозділі мають дозволи на журнал.

Право на реєстрацію

Право на реєстрацію дається тим посадам, які повинні будуть реєструвати документи і цінності у відповідних журналах.

Право на читання

Право на читання журналу реєстрації - це сильне право, оскільки воно автоматично відкриває посаді доступ до всіх документів, які зареєстровані в цьому журналі, незалежно від того, чи був цей доступ передбачений розсилкою документа або іншими діями відповідального по документу.

Посадовим особам, які мають право на читання відповідного журналу, буде відкрито доступ до всіх документів і цінностей, зареєстрованих у цьому журналі. Увімкнення / вимкнення дозволу на читання призведе до перерахунку доступу до документів і займе деякий час.

Деактивація журналу

Непотрібні журнали реєстрації можна видалити або деактивувати за відповідними кнопками в інтерфейсі Журнали реєстрації.

Видалення журналу доступне, якщо в ньому немає зареєстрованих об'єктів і посад, які мають до нього доступ.

Якщо журнал реєстрації неактуальний, а видалення недоступне, то такий журнал можна деактивувати і він буде прихований із загального списку.

Деактивований журнал не можна буде використовувати для реєстрації документів. Пізніше його можна буде знову активувати.

Знайти неактивні журнали можна ввімкнувши фільтр Неактивні.