Журнали реєстрації

Журнали реєстрації потрібні для реєстрації в них документів, які готові до реєстрації, тобто зібрані всі підписи (для внутрішніх і вихідних документів). Для вхідних документів отримання підписів у системі необов'язкове: вони або відображені в паперовій версії (скані), або вони вже надійшли з підписом контрагента (через сервіс Intercompany системи Шрифт).

У момент реєстрації документа автоматично виконується розсилка документа за планом розсилки, який був заздалегідь передбачений у документі.

Щоб посада могла зареєструвати документ, їй має бути надано право реєстрації документів у певних журналах, щоб вибрати відповідний журнал зі списку доступних.

Детальніше про реєстрацію документів дивіться у статті.

Довідник Журнали реєстрації

Довідник Журнали реєстрації містить перелік журналів реєстрації з можливістю налаштування правил формування реєстраційних номерів документів та управління доступом до журналу.

У властивостях відповідного журналу реєстрації налаштовується: документи якого напряму можуть у ньому реєструватися (вхідні, вихідні та внутрішні), а також цінності.

Для новоствореної компанії автоматично генерується набір журналів, до яких відкрито доступ посаді - творцеві компанії.

Право перегляду та зміни довідника мають співробітники з роллю Власник, Адміністратор і Адміністратор підрозділу, а також співробітники з іншою налаштованою роллю, якій надано доступ до цього довідника.

Перегляд зведених статистичних даних за журналами реєстрації певного підрозділу організації дає змогу отримувати актуальну інформацію щодо доступу до них та про кількість зареєстрованих у цих журналах документів та цінностей.

Інформація про кількість зареєстрованих документів та цінностей у певному журналі реєстрації відображається в табі Відомості цього журналу.

Створення журналу реєстрації

Створити журнал можна за кнопкою +Журнал:

• У довіднику Організаційна структура, фокус на рядку підрозділу, вкладка Журнали

  

  
  

• У довіднику Журнали реєстрації.

  

  
  

Налаштування правила нумерації документів

У момент реєстрації кожному документу присвоюється його унікальний реєстраційний номер. Система забезпечує послідовність нумерації документів у разі одночасної роботи безлічі співробітників.

У системі підтримується автоматична нумерація документів у порядку їх реєстрації в журналі або відповідно до заздалегідь зарезервованого номера чи ручне введення реєстраційного номера (якщо це передбачено налаштуванням конкретного журналу).

Для більшої зручності відрізнення реєстраційних номерів можна налаштувати свою унікальну нумерацію для кожного журналу. Додавши нові елементи нумерації - індекс журналу реєстрації та код підрозділу.

Порядок елементів нумерації можна змінити перетягуванням елемента, а також встановити роздільники на свій розсуд.

Тоді кожен зареєстрований у цьому журналі документ матиме префікс з індексом журналу, кодом підрозділу або інші варіанти нумерації, що налаштовані для журналу.

Індекс журналу реєстрації

Журналу реєстрації під час його створення за замовчуванням пропонується його власний індекс, який за необхідності можна змінити.

Для більшої зручності відмінності реєстраційних номерів можна налаштувати свою унікальну нумерацію. Додавши новий елемент нумерації - індекс журналу реєстрації.

Тоді кожен зареєстрований у цьому журналі документ матиме префікс з індексом цього журналу.

Циклічність нумерації

Налаштувати циклічність обнулення нумерації в журналі можна, обравши зі списку, що випадає, період, за який відбуватиметься обнулення нумерації, та який буде починатися з початку.

Надання доступу до журналу реєстрації

Після створення нового журналу необхідно надати доступ до нього тим посадам компанії, яким потрібно буде працювати з цим журналом.

Щоб надати або забрати право реєстрації документів у відповідному журналі, потрібно відмітити або прибрати галочку в рядку певної посади, перейшовши в режим редагування прав доступу.

Право на реєстрацію

Право на реєстрацію дається тим посадам, які повинні будуть реєструвати документи і цінності у відповідних журналах.

Право на читання журналу: Доступ до «Папки верхнього рівня»

Право на читання журналу реєстрації — це потужний інструмент контролю. Воно автоматично відкриває посадам доступ до всіх документів цього журналу, незалежно від того, чи був цей співробітник запрошений до конкретного документа автором або кимось іншим.

Як це працює (бізнес-аналогія):

Уявіть собі корпоративне сховище даних (наприклад, Google Drive або Dropbox), де документи розкладені по папках-журналах: «Контракти», «Накази по кадрах», «Інвойси».

• Звичайний доступ (Personal Invite): Співробітник отримує посилання на конкретний файл. Він бачить тільки цей файл і нічого більше в цій папці.

• Право на читання журналу (Shared Drive Access): Це як надати співробітнику право перегляду на всю папку цілком. Йому більше не потрібні особисті запрошення в кожен документ — він автоматично бачить весь вміст папки, всі нові файли, які в ній з'являються, і всю історію змін.

Кому варто давати цей «Ключ від папки»?

Оскільки це право відкриває доступ до всіх документів всередині журналу, його варто призначати точково:

• Compliance-офіцерам і аудиторам: яким потрібно бачити весь потік певного типу даних для перевірки.

• Керівникам напрямків: Щоб вони могли контролювати роботу підрозділу в «прозорому» режимі.

• Document Control Officers (Спеціалістам з діловодства): Для забезпечення порядку в реєстрах.

Технічні особливості:

1. Безумовний доступ: Право на читання журналу «сильніше» будь-яких приватних налаштувань всередині документа. Якщо посада має доступ до «папки» (журналу), система відкриє їй будь-який «файл» (документ) в ній.

2. Синхронізація прав: Увімкнення або вимкнення цього доступу запускає процес перерахунку прав для всіх документів у журналі. Це схоже на синхронізацію великої бази даних — якщо документів тисячі, системі знадобиться деякий час, щоб оновити «карту доступу» для всіх учасників.

Деактивація журналу

Непотрібні журнали реєстрації можна видалити або деактивувати за відповідними кнопками в інтерфейсі Журнали реєстрації.

Якщо журнал реєстрації неактуальний, а видалення недоступне, то такий журнал можна деактивувати і він буде прихований із загального списку.

Знайти неактивні журнали можна ввімкнувши фільтр Неактивні.