Призначення тегів у тому, щоб надати користувачам зручніший спосіб роботи з доступною інформацією без використання папок, подібних до знайомих усім із Провідника OS Windows.

Папки завжди мають ієрархію і документ може бути завжди тільки в одній папці (можна створити ярлик, але ярлик це не документ). У цьому полягає незручність папок, бо не можна відфільтрувати всі документи за 2023 рік, якщо структура папок така: Вид контрактів / Назва контрагентів / Рік. А якщо зробити структуру папок іншою: Рік / Назва контрагентів / Вид контрактів, то не можна буде відобразити всі документи за одним із видів контрактів. І так далі : )

У системі Шрифт теги створюють 3D-структуру, тобто без поняття вкладеності і з можливістю почати відбір вмісту папки (тега) за будь-яким із присутніх у документа тегів. Тобто один і той самий документ може бути одночасно в багатьох папках і без його копіювання (!). Важливо, щоб документу було надано стільки тегів, скільки було б рівнів папок, якби цей документ лежав, наприклад, у папці Провідника.

Створення нових тегів

Створення тегів відбувається введенням тексту в поле тегів і натисканням клавіші введення (Enter). Новий тег, створений одним із співробітників, доступний усім іншим співробітникам для використання.

Додавання тегів у документ та видалення

Додавання та видалення тегів у об'єкта доступне всім користувачам, кому доступний сам об'єкт. До об'єкта можна додати будь-яку кількість тегів. Тег, доданий до документа одним співробітником, буде доступний всім іншим співробітникам, кому доступний цей документ. Надалі це полегшує і прискорює процес пошуку необхідної інформації для всіх користувачів і кожен співробітник створює користь для всіх співробітників. Тому користувачам рекомендується додавати теги, щоб полегшити процес пошуку собі і своїм колегам.

До об'єкта можна додати будь-яку кількість тегів.

Рекомендуємо додавати прості за текстом теги - такі, що складаються з 1-2 слів, оскільки додавання тегів, які складаються з кількох слів, позбавляє систему тегів її основного сенсу: пошук не в плоскому - двовимірному середовищі, а в багатовимірному середовищі, в якому відбір можна почати з будь-якої точки (тега) системи.

Наприклад, користувач додав такий тег: "Відвантаження нової системи пошуку слів". Надалі він та інші користувачі бачитимуть цей тег у списку для відбору та додавання, хоча він довгий та не дуже зручний для роботи з ним. Але основна незручність буде в тому, що інші об'єкти системи, які мають теги (в різній комбінації) "Відвантаження", "Нові", "Система", "Пошук" і "Слова", не будуть знайдені за таким (довгим) тегом, а об'єкт із "довгим" тегом не буде знайдений під час пошуку за одним із "коротких" тегів.

Фільтрація та пошук за тегами

Для фільтрації за тегом виберіть зі списку тег, який вас цікавить, таким чином система виведе тільки ту інформацію, якій призначено теги, що беруть участь у фільтрі. Подальший відбір за тегами дає звуження результатів пошуку - відбирає ті об'єкти, у яких є всі вибрані теги.

Теги об'єкта беруть участь у повнотекстовому пошуку, тому не забувайте додавати теги, щоб під час пошуку інформації в майбутньому полегшити пошук потрібних даних. Змінення або видалення тегів у об'єктів призведе до змін в результатах пошуку інформації, оскільки теги включаються в пошуковий індекс - тобто враховуються під час пошуку інформації.

Також важливо відзначити, що можна фільтрувати за умови виключення результатів із зазначеним тегом, тобто виключати об'єкти, у яких є обраний тег.

Крім цього теги можна відзначати як обрані, тоді вони будуть завжди підняті наверх списку під час відбору та під час їх додавання до об'єктів.

Довідник тегів

Забезпеченням порядку в довіднику Теги займаються адміністратор та користувачі, які мають відповідні роль для управління довідником тегів. Це зміна і видалення тегів, а також заміна одного тега іншим або групою інших тегів, яка вирішує питання поділу довгого (складеного з багатьох слів) тега на кілька простих.