Пошта
Інтеграція з поштою дає можливість компанії налаштувати найгнучкіші можливості роботи з листами.
Поштову скриньку можна отримати від системи Шрифт - одну на кожне призначення співробітника на посаду.
Можна прив'язати до призначення безліч власних (зовнішніх) поштових скриньок.
Активувати поштову скриньку від Шрифт або налаштувати інтеграцію можна в профілі співробітника, в табі Email інтеграції.
Право інтегрувати пошту є тільки у тих користувачів, у кого є роль зовнішніх комунікацій
Отримання та надсилання листів
Приймати та надсилати пошту можна після інтеграції щонайменше однієї поштової скриньки.
Поштові листи всередині системи стають такими ж об'єктами системи, як документи і задачі. До листів можна відкривати доступ, вести за ними внутрішню і зовнішню комунікацію в системі Шрифт.
Отримання листів
Приймання нових листів до системи відбувається автоматично, залежно від активності користувача в системі: кожні 10 хвилин, якщо користувач був активним протягом години, щогодини, якщо був активним не пізніше 12 годин тому, раз на 4 години, якщо був активним протягом останнього тижня.
Користувач може в будь-який момент перевірити нову пошту одним кліком на іконку «Перевірити нову пошту зараз».
Надсилання листів
Для надсилання листів використовуються шаблони, як для документів. Тому якщо потрібно спростити створення листа, наприклад, додавши перший рядок привітання та рядки внизу листа (підпис тощо), а також різні мови письма, то все це можна зробити, налаштувавши відповідну кількість шаблонів.
Після створення та налаштування шаблона листа надайте доступ до нього спіробітникам.
Щоб налаштувати автоматичну підстановку імені та прізвища співробітника при створенні листа, додайте внизу тексту шаблону рядок <employee name_int> для підстановки звичайного імені та прізвища і <employee name_ext> - для підстановки міжнародного імені та прізвища, якщо їх зазначено в даних співробітника.
У формі створення листа є перехід до перевибору шаблонів. Логіка обов'язковості полів під час створення листа відповідає будь-якому поштовому сервісу.
Будь-який відправлений або отриманий лист можна завантажити у форматі eml. Це універсальний формат файлу електронного листа, який у багатьох випадках, зокрема під час юридичних перевірок, має вичерпну інформацію про лист і необхідну доказовість усіх його атрибутів.
На підставі листа можна створити документ. Дані з листа будуть включені до створюваного документа на додаток до інших атрибутів, успадкованих з обраного шаблону документа.
Створення листа можна перервати, зберігши його в статусі Чернетка, щоб відправити його пізніше, після завершення його підготовки.
Розділ інтерфейсу Пошта
Розділ Пошта має таку саму структуру, як і інші розділи: ліворуч панель фільтрів, у центрі стрічка листів, а праворуч - детальна інформація про лист, який зараз у фокусі в центральній стрічці.
В панелі фільтрів можна фільтрувати листи за вхідними, вихідними, усіма, чернетками і спамом.
З папки спам листи автоматично видаляються через 30 днів після потрапляння в папку спам.
Після наведення на назву фільтра «Спам» з'являється іконка виклику налаштування спам-фільтра. У вікні, що відкрилося, можна додавати і видаляти критерії фільтрації пошти, щоб вона автоматично потрапляла в спам і не відволікала користувача.
Фільтрувати можна за адресою відправника або за будь-якою його частиною, зокрема доменним ім'ям. Налаштування фільтра «Спам» містить історію дій з додавання та видалення умов. У полі Пошук цієї форми можна здійснювати моментальний відбір критеріїв введенням від одного символу.
Підключення зовнішніх поштових скриньок
Користувач може вибрати, який формат інтеграції йому потрібен: тільки приймання пошти, тільки надсилання її з. Шрифт, або обидві опції.
Якщо користувач не хоче дублювати листи у двох місцях: у Шрифт і у своїй поштовій скриньці, можна ввімкнути опцію «Видаляти листи з поштової скриньки після імпорту в Шрифт».
Підключення зовнішніх поштових скриньок є нескладним процесом, проте може викликати деякі труднощі у користувачів. Не вагайтеся при виникненні будь-яких складнощів з підключенням звертатися до нашої техпідтримки.
Наприклад, для поштових скриньок на UKR.net потрібно лише змінити адреси поштових серверів на smtp.ukr.net та imap.ukr.net у відповідних полях та в розділі підключення зовнішніх додатків, отримати окремий пароль для підключення, дотримуючись цієї інструкції поштового провайдера.
Сервіси публічної пошти, як-от Gmail та інші, зазвичай не дозволяють використання пароля до поштового акаунта для цілей авторизації сторонніх застосунків в акаунт.
Зокрема інтеграція поштових скриньок сервісу Gmail пошти має суттєву особливість. Значення пароля потрібно добути в налаштуванні Gmail. А саме, отримати окремий пароль для інтеграцій, який створюється в розділі «Паролі додатків». Цей розділ непросто знайти, але ми допоможемо.
Для підключення потрібно спочатку активувати imap у налаштуваннях акаунта пошти в гугл-акаунті. Не забудьте зберегти зміни налаштування - кнопка розташована внизу сторінки
Створити пароль застосунку. Щоб знайти розділ «Паролі додатків», потрібно ввести в поле «Пошук», перебуваючи в секції управління обліковим записом, слово «паролі» і вибрати у випадаючому списку цей розділ.
Зверніть увагу, що розділ «Паролі застосунків» доступний, якщо увімкнений imap в налаштуваннях Gmail і двоетапна аутентифікація в налаштуваннях гугл-акаунту.
Після створення пароля, він відобразиться на екрані один раз. Його потрібно виділити та скопіювати в буфер обміну (Ctrl+C) і вставити з буфера в поле Пароль форми інтеграції імейла в Шрифт (Ctrl+V).
Пароль застосунку можна в будь-який момент видалити в гугл-акаунті, таким чином позбавивши сторонній застосунок (у нашому випадку Шрифт) доступу до вашої поштової скриньки.
У полях поштового сервера вхідної та вихідної пошти, а також портів, що використовуються, можна використовувати ті значення, які запропоновані Шрифт за замовчуванням. Вони застосовні саме для Gmail інтеграції.
Для правильного налаштування інтеграції з іншими поштовими серверами, звертайтеся до їхньої документації або до адміністраторів відповідних серверів.