У Шрифт документи не існують самі по собі. Вони є частиною чіткої системи координат, де Тип, Шаблон та Журнал взаємодіють між собою для забезпечення швидкості та безпеки процесів.
1. Типи документів («Що ми створюємо?»)
Це базовий довідник категорій документів у вашій компанії.
-
Роль у системі: Тип документа є «якорем» для автоматизації. Саме до типу документа прив'язуються правила обробки, тригери та специфічні дії системи.
-
Приклади: Договір, Наказ, Вхідний лист, Рахунок.
-
Важливо: Тип документа сам по собі не обмежує права доступу, але він визначає, за якими сценаріями документ буде рухатися в системі.
2. Шаблони («Базовий бізнес-процес»)
Шаблони — це фундамент ваших процесів. Кожен шаблон жорстко прив'язаний до певного Типу документа.
-
Контроль «вільності»: У налаштуваннях компанії можна активувати опцію «Заборонити створення документів без шаблону». Це виключає ситуації, коли співробітники створюють документи на власний розсуд, порушуючи корпоративні стандарти.
-
Рівні налаштування:
-
Базовий рівень: Шаблон задає структуру файлів, готовий текст та стандартний маршрут погодження.
-
Просунутий рівень (Автоматизація): На основі обраного шаблону та типу документа система вмикає складні правила автоматизації, що значно прискорює проходження документа через усі етапи.
-
3. Журнали реєстрації («Напрямки та обмеження»)
Журнал — це не просто папка, а фільтр та механізм легалізації.
-
Обмеження за напрямком: Саме журнал визначає, документи яких напрямків (наприклад, тільки «Вхідні» або тільки «Внутрішні») можуть бути в ньому зареєстровані. Це запобігає помилкам, коли наказ намагаються зареєструвати у журналі вхідної пошти.
-
Функція реєстрації: Журнал відповідає за фінальний етап — присвоєння номера, дати та автоматичний старт розсилки за результатами реєстрації.
Як працює ця ієрархія (на прикладі)
-
Крок 1 (Шаблон): Співробітник обирає шаблон «Договір оренди». Система автоматично знає, що це Тип документа «Договір».
-
Крок 2 (Автоматизація): Оскільки обрано тип «Договір», система вмикає правила автоматизації (наприклад, автоматичне додавання юриста у список підписантів).
-
Крок 3 (Журнал): При спробі реєстрації система запропонує лише ті Журнали, які дозволяють реєстрацію напрямку «Внутрішні» або «Вихідні» (залежно від логіки документа).
Чому це важливо для бізнесу?
-
Виключення хаосу: Заборона створення документів без шаблонів змушує всіх грати за єдиними правилами.
-
Безпека через обмеження: Журнали не дадуть зареєструвати документ «не туди», зберігаючи цілісність реєстрів.
-
Масштабованість: Ви спочатку будуєте процеси на рівні Шаблонів, а потім нарощуєте ефективність за допомогою Автоматизації.