Акаунт компанії
Інформація про компанію
У табі Інформація про компанію міститься вся основна інформація: назва, дата реєстрації в системі, доменне ім'я, співробітники з роллю власника й адміністратора. А також показано кількість користувачів.
Зміна назви та інших налаштувань акаунта
Назву компанії, доменне ім'я, фото на аватарі, а також мову і країну компанії може змінювати власник компанії або адміністратор. Доменне ім'я використовується у всіх посиланнях компанії та відображається в адресному рядку браузера.
Встановлене фото на аватар компанії буде відображатися в головному меню та на фавіконі вкладки.
Змінювати доменне ім'я можна не частіше ніж 1 раз на годину. Система підтримує коректну роботу посилань для 3-х останніх використаних доменних імен компанії.
Зміна доменного імені доступна на платних тарифах.
Зміна мови компанії призведе до автоматичного перекладу тих записів у словниках, що ще не були перейменовані з їхніх дефолтних значень (які були в момент створення компанії).
Резервне копіювання даних
Створення резервних копій даних компанії доступне на будь-якому тарифному плані, включно з безкоштовним тарифом Free.
Доступ до функції створення бекапів має співробітник із роллю Власник або кастомною роллю, якій надано право зміни загальних налаштувань компанії.
Щоб створити бекап даних компанії, включно з усіма файлами та подіями, потрібно перейти в таб Інформація про компанію Акаунта компанії в розділі Налаштування.
Створення бекапа може зайняти деякий час: від кількох секунд до кількох хвилин, залежно від обсягу даних.
Система зберігає створений бекап протягом 3-х днів з моменту його створення. Протягом цього часу бекап можна завантажити на пристрій користувача.
Завантаження файлу бекапа у форматі zip-архіву стане доступним одразу після його готовності.
Видалення акаунта компанії
Видалити акаунт компанії може співробітник з роллю Власник.
Після виконання дії видалення акаунта компанії, протягом 2 тижнів його ще можна скасувати, якщо видалення було зроблено помилково або Власник передумав. Для скасування видалення співробітнику з роллю Власник достатньо перейти в компанію за посиланням Відновити (див. нижче скрін).
Після остаточного видалення, відновлення акаунта неможливе.
Компанія видаляється автоматично після 180 днів її неактивності, якщо вона перебуває на тарифі Free або після 180 днів прострочення оплати, якщо компанія перебуває на одному з платних тарифів. В обох випадках власники та адміністратори компанії отримають заздалегідь листи-сповіщення з попередженням про це.
Загальні налаштування
За замовчуванням у компанії ввімкнено режим обміну інформацією та призначення задач "Без обмежень", коли кожен співробітник може обмінюватися інформацією та призначати задачі іншому співробітнику без обмежень.
Якщо вимкнути режим "Без обмежень" (зняти позначку з чекбокса), власник компанії або адміністратор повинні будуть підтримувати налаштування правил комунікацій між посадами компанії в довіднику Організаційна структура.
Якщо в компанії було ввімкнене ручне налаштування комунікацій, а потім вимкнене, то під час наступного ввімкнення режиму ручного налаштування буде застосовано останній використаний варіант ручного налаштування.
Також за замовчуванням новоствореним посадам буде додана роль "Комунікації з контрагентами". Власник компанії або адміністратор зможуть у ручному режимі налаштувати правила комунікації з контрагентами за допомогою налаштування прав ролей окремо як для кожної посади, так і індивідуально для кожного співробітника.
Якщо потрібно, щоб усі події були доступні всім учасникам робочої групи своєї компанії, то можна увімкнути "Пропонувати доступ робочій групі до нової події". Тоді при відкритті доступу, надсиланні повідомлення та ін. в поле "Одержувачі" буде автоматично додаватися Робоча група. Коли цю функцію вимкнено, то відкрити доступ для всієї робочої групи до нової події можна вручну, вказавши в одержувачах Робочу групу.
Правила нумерації об'єктів
Власник компанії або адміністратор може встановити кількість розрядів та префікс для ID новостворених об'єктів системи.
Цифра 5 у полі Кількість розрядів для номера об'єкта означає, що перший документ у компанії матиме номер не 1, а 00001. Тобто кількість знаків у номері буде не менше п'яти. Це буде корисно при виконанні пошуку в системі, оскільки пошук за цифрою 1 поверне документи з номерами 1, 15, 91 і 731 та багато інших, а пошук за 00001 поверне тільки документ з номером 00001.
Права на редагування об'єктів за замовчуванням
Право редагування об'єкта означає можливість вносити до нього зміни. Зазвичай власник об'єкта має таке право. Якщо ввімкнено право редагування усім, у кого є доступ, це буде лише значенням за замовчуванням для новостворюваних документів. Тобто автор документа зможе змінити значення, яке буде запропоновано за замовчуванням, на те, що він вважатиме за потрібне в конкретному випадку. Докладніше в статті про доступ до даних.
Посада, яка має згідно з налаштуванням правил комунікації в компанії, право ставити задачи відповідальному за документом, має право виконання дій над документом у тому ж обсязі, що й у цього відповідального за документом. У події зміни документа буде видно - хто саме та коли зробив ці зміни.
Додаткові типи підписів документів
За замовчуванням у налаштуваннях компанії ввімкнено тільки такі типи підпису, як Підпис та Узгодження. Але можуть бути додатково ввімкнені такі типи підпису, як Віза та Затвердження.
Тільки тип Підпис має особливе значення для документа. Без цього типу підпису не можна зареєструвати документ і тільки цей тип підпису стає доступним зовнішнім контрагентам. Решта типів підпису (Погодження, Візи та Затвердження) використовуються в процесах внутрішніх узгоджень та затверджень у компанії.
Термін виконання задач підписання та реєстрації документів
За замовчуванням у компанії встановлено термін виконання для задач підписання та реєстрації документів, передачі та списання цінностей у 2 дні. Цей параметр можна змінити, встановивши відповідний для процесів вашої компанії.
Зазначені тут типи задач мають універсальний термін виконання, тому встановлений у загальних налаштуваннях термін буде застосовуватися до всіх таких задач.
Задачі інвентаризації цінностей
Система дає можливість налаштувати автоматичне створення задач інвентаризації цінностей. Детальніше про об'єкт системи Цінність читайте в статті. За замовчуванням увімкнено періодичність раз на рік, у 1-й день останнього місяця року. Періодичність можна змінити на квартальну та обрати інший день місяця.
Задачі інвентаризації цінностей можна створити вручну, за необхідності. Створити таку задачу може співробітник, який має право ставити задачи відповідальному.
Видалення і зміна інформації
Для захисту інформації в системі передбачено обмеження на видалення та зміну інформації, яка стала доступною двом і більше співробітникам. Видалення та зміна таких подій (включає видалення та зміну об'єктів системи та файлів) доступні автору події в межах зазначеного терміну. За замовчуванням встановлено термін в 1 день, але цей параметр можна змінити на будь-який інший або повністю вимкнути це обмеження, у такий спосіб дозволивши видалення та зміну інформації без обмежень.
Про видалення файлів читайте у цій статті.
Обмеження на видалення та зміну інформації поширюється тільки на події, в яких співробітники отримали доступ до цієї інформації зі сповіщенням.
Користувач не зможе видалити створений ним об'єкт системи (документ тощо) навіть у встановлений термін для видалення даних, якщо іншими користувачами цього об'єкта були створені події. Такі події можуть бути доступними або недоступними для цього користувача.
Безпека
У табі Безпека можна активувати підписку на сервіс Schrift Encryption.
Також можна увімкнути обов'язковість ідентифікації співробітників за КЕП / УЕП для доступу в компанію. Детальніше про це в статті.
Історія змін
У табі Історія змін можна подивитися всі зміни в налаштуваннях компанії, коли та ким вони були зроблені. Історія змін доступна співробітникам, які мають роль Власник, Адміністратор або налаштовану роль із відповідними правами. Система не допускає видалення і виправлення записів в "Історії змін".
Історія змін акаунта компанії доступна в платних тарифах.