Правила автоматизації
Правила автоматизації є універсальним механізмом налаштування процесів будь-якої складності. В основі правил автоматизації лежать налаштовані в компанії атрибути і користувацькі довідники.
Правила автоматизації є просунутою альтернативою необхідності ручного налаштування кожного окремого шаблону документів. Алгоритми правил автоматизації працюють на підставі початкових параметрів, що дає змогу гнучко налаштовувати процеси різної складності та контролювати їхню обов'язковість (втручання користувача).
Для налаштування процесів використовуються правила автоматизації. Доступ до відповідного довідника мають співробітники з роллю Власник або Адміністратор, а також з кастомною роллю, якій надано право роботи з цим довідником.
Застосування правил автоматизації відбувається послідовно, у тому порядку, в якому ці правила розміщені в довіднику.
Під час створення правил автоматизації потрібно враховувати, що їх застосування відбувається в момент створення або зміни об'єкта.
Наприклад, якщо у документа змінити поле Тип документа, вказавши той, щодо якого спрацює правило автоматизації, то результат буде відразу відпрацьовано. А при поверненні колишнього значення в поле Тип документа, результат буде також відпрацьовано і раніше додані підписи (в рамках виконання правила автоматизації), будуть видалені.
Будуть видалені тільки ті значення, які були додані в рамках виконання правила автоматизації. А ті значення, які були додані вручну або успадкувалися, наприклад, під час копіювання документа, залишаться без змін.
У момент внесення будь-яких змін до документа, до нього будуть застосовані актуальні налаштування правил автоматизації. Однак, такі зміни будуть застосовуватися тільки для атрибутів, що мають ознаку «жорсткий», а також для підписів, коли вони ще не направлені підписантам. Така поведінка пояснюється тим, щоб не втратити зміни, які міг внести користувач.
Кроки правила
Кожне правило автоматизації містить кроки, які послідовно відпрацьовують усередині правила. Крок має номер, назву, а також умови його виконання та дії, які будуть виконані у разі відповідності цим умовам.
Для кожного кроку залежно від того, було знайдено відповідність його умовам чи ні, можна налаштувати перехід до певного кроку або припинення виконання правила.
Умови кроку
В якості умови можуть бути використані значення з будь-яких системних або користувацьких довідників і атрибутів у комбінації з відповідними операторами (дорівнює, не дорівнює і т.д.).
Умови можна комбінувати за принципом «І» і «АБО», збираючи у відповідні групи.
Дії кроку
Запланованими діями можуть бути будь-які варіанти підписання, розсилки документа, відкриття доступу, зміна відповідального та інше. Суб'єктами, яким будуть призначені відповідні дії можуть бути посади, зовнішні контакти, підрозділи та організації (далі - Суб'єкти).
Для дій підписання та розсилки, які завжди передбачають вибір відповідних Суб'єктів, можуть бути обрані такі варіанти:
задано абсолютне значення Суб'єкта - значення обрано зі списку
задано формулу вибору Суб'єкта, яка оперує значеннями системних довідників і атрибутів (тип 1 формули)
задано формулу вибору Суб'єкта, яка оперує атрибутами, пов'язаними з Суб'єктом, як умови підбору відповідного типу значень системних довідників і атрибутів (тип 2 формули)
У результаті відпрацювання дії, що ґрунтується на формулі, може бути вибрано не одне, а 2 або більше значення посад або зовнішніх контактів, якщо всі вони відповідають заданим умовам.
Приклад використання
Пропонований приклад містить різні форми застосування. З нього можна за потреби брати лише окремі елементи і використовувати їх на практиці.
Постановка
Створюємо документ, використовуємо шаблон документа Договір з контрагентом. Тип документа - Договір закупівлі.
Бізнес-вимоги до документа:
Потрібно включити погодження ініціатора документа.
Потрібно проінформувати про створення документа:
менеджера, який відповідає за роботу з контрагентом
фахівця, який відповідає за обробку документів зазначеного типу.
Потрібно включити в узгодження документа співробітника підрозділу безпеки, який відповідає за регіон, де розташований контрагент, якщо контрагент не валідований.
Потрібно долучити до погодження документа юриста, який супроводжує підрозділ ініціатора документа.
Потрібно включити в узгодження документа бухгалтера, який супроводжує нашу організацію.
Потрібно долучити до погодження Власника бюджету (центр фінансової відповідальності - ЦФВ), якщо сума документа перевищує 20 тис. грн. Якщо менше 20 тис. грн., то відкрити доступ.
Потрібно включити підпис контрагента, зазначеного в полі Сторони.
Потрібно включити підпис директора нашої організації. Можливість підписати тут блокуватиметься, якщо контрагент не має статусу Валідований, а в компанії ввімкнено вимогу валідації контрагентів.
Підготовка до налаштування
Якщо типу документа Договір закупівлі немає, то створюємо його. Якщо шаблон документа Договір з контрагентом ще не доданий, то створюємо його.
Створюємо користувацькі довідники і наповнюємо їх значеннями
Регіони (Наприклад, Київ, Львів, Полтава тощо.)
Бюджети (Наприклад, Виробництво, Продажі, Центральний офіс тощо.)
Створюємо атрибути:
Менеджер, пов'язаний з Контрагентами, джерело даних - системний
довідник Посади (використовується для всіх записів, обов'язковий)
Експертиза, пов'язаний з Посадами, джерело даних - системний
довідник Типи документа (використовується не для всіх записів,
обов'язковий)
Сума документа (гривень), пов'язаний з Типом документа, числовий
(використовується не для всіх записів, обов'язковий)
Бухгалтер, пов'язаний з Організаціями, джерело даних - системний
довідник Посади (використовується для всіх записів, обов'язковий)
Директор, пов'язаний з Організаціями, джерело даних - системний
довідник Посади (використовується для всіх записів, обов'язковий)
Регіон_Контрагент, пов'язаний з Контрагентами, джерело даних -
користувацький довідник Регіони (використовується для всіх записів,
обов'язковий)
Регіон_СБ, пов'язаний з Посадами, джерело даних - призначений для користувача
довідник Регіони (використовується для всіх записів, обов'язковий, може
бути вибрано кілька значень)
Підписант контрагента, пов'язаний з Контрагентами, джерело даних -
системний довідник Контакти (використовується для всіх записів,
обов'язковий)
Бюджет, пов'язаний з Типами документа, джерело даних - користувацький
довідник Бюджети (використовується не для всіх записів, обов'язковий)
Власник бюджету, пов'язаний з посадами, джерело даних -
довідник користувача Бюджети (використовується не для всіх записів,
обов'язковий)
Додаємо атрибути Сума документа і Бюджет для типу документа Договір закупівлі.
Заповнюємо атрибути там, де це потрібно: для контрагентів - Менеджер, Регіон_Контрагенти і Підписант контрагента, для організації - Бухгалтер і Директор і для підрозділів - Юрист. Додаємо і заповнюємо значеннями для посад, де це потрібно - Регіон_СБ, Власник бюджету, Експертиза.
Налаштування автоматизації
Крок 1
Крок 2
Крок 3
Крок 4
Крок 5
Формула 2-го типу
Пояснення як слід планувати і розуміти логіку застосування формули 2-го типу. Опис логіки використання формули, які вказані в описаному вище прикладі:
Ми відкриваємо доступ тим посадам, у яких значення атрибуту Експертиза відповідає типу документа;
Ми додаємо в рядок «Погодження» такі посади, у яких значення атрибуту «Власник бюджету» відповідає значенню атрибуту «Бюджет» у документі;
Ми додамо в рядок «Погодження» такі посади, у яких значення атрибуту Регіон_СБ відповідає значенню атрибуту Регіон_Контрагент, що використовується для контрагента, який є Стороною в документі.
У процесі налаштування погоджень і підписів можна одразу передбачити, які підписи вимагатимуть тільки КЕП (факсиміле не допускається), а які мають бути «жорсткими», тобто їх не можна видалити або замінити в екземплярі створеного документа.
У результаті при створенні нового документа відповідного типу, блок Погодження та підписи буде заповнено складом підписів, запланованим правилом автоматизації.
