Організаційна структура

Довідник Організаційна структура є базовим для налаштування компанії, в якому виконуються дії відносно організацій, підрозділів, посад і співробітників.

Організаційна структура представлена у вигляді ієрархічного дерева і містить такі вузли:

Організація - це верхній рівень організаційної структури, зазвичай відповідає підприємству (юридичній особі)
Підрозділ - елемент структури організації, усередині якого створюються посади.

У підрозділів може бути ієрархія будь-якої складності.

Посада - це суб'єкт усіх комунікацій усередині компанії та із зовнішніми контрагентами.
Співробітник - отримує призначення на посаду і таким чином доступ до всієї інформації посади та можливість виконання дій від імені посади.

Детально про значення термінів компанія, посада, співробітник і призначення, читайте в цій статті.

Права налаштування організаційної структури, а саме створення та зміни будь-яких її елементів, має співробітник із роллю Власник, Адміністратор або налаштованою роллю з відповідними правами.

Інтерфейс довідника складається з лівої панелі ієрархічної структури (Організація => Підрозділ => Посада => Співробітник) та з правої панелі, що відображає всю інформацію про той елемент структури, на якому знаходиться фокус.

Найменування організації, підрозділу та посади можна змінити в будь-який момент. Система зберігає всі записи про зміни налаштування в табі Історія змін відповідного елемента структури.

В інформації про події підтримується показ Історійної інформації, тобто відомостей про те, якими були дані посади та призначення в момент створення події, якщо ця інформація відрізняється від поточної.

Організація

Усередині організації створюється структура (ієрархія) підрозділів. У компанії може бути створено безліч організацій, у кожній з яких буде своя структура підрозділів.

У табі Зовнішні комунікації від рядка відповідної організації вмикається або вимикається можливість організації комунікувати з контрагентами, про що докладніше читайте в цій статті.

Створити нову організацію в компанії можна по кнопці Створити.

Створення 2-ї та наступних організацій доступне на платних тарифах.

Організацію можна видалити, якщо в ній немає підрозділів. Ця логіка працює для будь-якого вузла організаційної структури і довідників компанії та забезпечує збереження цілісності даних. Якщо якийсь елемент не можна видалити, то його можна деактивувати, за умови, що підпорядковані йому елементи були попередньо видалені або деактивовані.

Деактивовані вузли структури будуть приховані зі списку. Переглянути їх і за необхідності активувати, можна увімкнувши фільтр Неактивні.

Підрозділи

Створити новий підрозділ можна по кнопці Створити довідника або від організації по кнопці +Підрозділ.

Код (цифровий ідентифікатор) підрозділу формується автоматично і представлений у порядку цифрового опису структури.

При створенні підрозділу потрібно вказати його назву, вибрати організацію, в якій буде створено підрозділ, якщо організацій більше однієї, та вказати на якому рівні ієрархії він буде. За необхідності вибрати підрозділ вищого рівня із запропонованого списку, а також визначити, чи потрібно створювати для цього підрозділу окремий набір журналів реєстрації.

Якщо окремий набір журналів реєстрації не створюється для підрозділу, то адміністратору потрібно буде налаштувати доступ посадам цього підрозділу до журналів реєстрації, які існують в інших підрозділів.

Підрозділи можна видалити або деактивувати по відповідних кнопках в інтерфейсі підрозділу з такими самими обмеженнями, які описані в останньому абзаці цього розділу.

Підрозділ можна перемістити в іншу організацію або інший підрозділ. Разом із підрозділом будуть переміщені всі підрозділи та посади, що входять до нього.

Для роздільного адміністрування підрозділів можна призначити відповідну посаду в якості адміністратора підрозділу та надати відповідну роль. Це дає можливість обмежити права такого адміністратора тільки цим підрозділом, його підлеглими підрозділами (що входять до його структури) та посадами в них і співробітниками, які призначені на ці посади.

Посади

Створити нову посаду можна по кнопці Створити довідника Організаційна структура або від рядка підрозділу дерева структури, в табі Посади, кнопка Нова посада +.

Призначення на посаду і запрошення співробітника в компанію описано в цій статті.

Оскільки в системі всі дії співробітника з об'єктами системи (документами тощо) відбуваються від імені посади, то співробітник, отримавши призначення на певну посаду, у такий спосіб отримує доступ до інформації, яка перебуває в розпорядженні цієї посади.

Це дає можливість моментально надати доступ до всієї інформації доступної посаді, при призначенні нового співробітника.

У системі підтримуються 3 типи призначення: штатне призначення, виконання обов'язків і реферування. На одній посаді в один момент часу може бути тільки 1 співробітник зі штатним призначенням, 1 виконувач обов'язків і необмежена кількість референтів.

Один співробітник може бути призначений на кілька посад. Співробітник побачить у головному меню список доступних йому посад і зможе вибрати посади, від імені яких наразі працюватиме в системі.

Співробітники можуть самостійно делегувати свої повноваження, призначаючи референтів та виконувачів обов'язків у профілі співробітника.

Вакантна (яка не має діючих призначень) посада не може комунікувати з іншими посадами оскільки немає співробітника, який міг би виконувати дії від такої посади.

Ця сама логіка діє і у зворотний бік: з вакантною посадою не доступна комунікація, оскільки немає співробітника, який міг би відповісти.

Посаду можна перемістити в інший підрозділ. Разом із підрозділом будуть переміщені всі підрозділи та посади, що входять до нього. Переміщення посади не вплине на наявні за цією посадою призначення.

Посаду можна видалити або деактивувати по відповідних діях в інтерфейсі, з такими самими обмеженнями, які описані в останньому абзаці цього розділу.

Посаду можна активувати (повернути в активні) і зробити за нею нові призначення. У цьому разі діятимуть її налаштування (права на комунікацію, роботу з журналами та інші дії), актуальні на момент деактивації.

Якщо за посадою є призначення тільки у референта, дії референта від такої посади будуть обмежені тільки переглядом даних, оскільки у такій посаді не існує співробітника, асоційованого з цією посадою. Асоційованим із посадою співробітником може бути тільки штатно призначений співробітник або виконувач обов'язків.

Ручне налаштування правил комунікації між посадами

Для ручного налаштування відповідних прав комунікації між посадами, коли режим обміну інформацією та призначення задач "Без обмежень" вимкнений, потрібно використовувати таб Комунікації від рядка кожної з посад, що налаштовуються.

Якщо у вашій компанії увімкнене ручне налаштування дозволів комунікації між посадами, зверніть увагу на те, що в момент створення, посада автоматично отримує право інфо-комунікації з іншими посадами тільки того підрозділу, в якому вона створена.