Skip to main content
Skip table of contents

Зовнішні комунікації - Intercompany

У системі Schrift ми пропонуємо розроблений нашою командою сервіс Intercompany.

Якщо ваш партнер ще не використовує систему Schrift, ви просто надсилаєте йому з додатка документ на підпис або повідомлення. Клікнувши по посиланню в листі-сповіщенні, що прийде йому на емайл, контрагент потрапляє в гостьовий режим системи, де зможе ознайомитися та підписати документ кваліфікованим електронним підписом. Також ви можете сформувати пряме гостьове посилання та надіслати його вашому партнеру.Усе, що йому потрібно, для комунікації з вами - це бажання клікнути на посилання в листі.

З гостьового режиму він зможе завантажити документ собі на пристрій. Таким чином і у вас, і у нього збережуться оригінали юридично значущого документа. При цьому для вашого контрагента це буде зовсім безкоштовно.

Суб'єктами зовнішніх комунікацій виступають з вашого боку - посади вашої компанії, з боку організації - вашого контрагента - посади цієї організації, які є для вас контактними особами контрагента. Для ваших контрагентів контактними особами з вашого боку будуть посади вашої компанії, яким надано роль Комунікації з контрагентами.

Для можливості зовнішніх комунікацій у довіднику Організаційна структура для відповідної Організації має бути активована функція зовнішньої комунікації, а також надана роль Комунікації з контрагентами для тих посад із цієї Організації, які матимуть право зовнішніх комунікацій.

За замовчуванням у новоствореній компанії функція зовнішніх комунікацій активована, і для посади засновника компанії ввімкнено роль Комунікації з контрагентами.

Про додавання та зміну контрагентів та їхніх контактних осіб читайте у статті Контрагенти.

Два способи зовнішніх комунікацій

Контрагент може комунікувати з вашою компанією двома способами: у гостьовому або у звичайному режимі.

Гостьовий режим означає, що співробітник контрагента отримує посилання на email про надходження інформації від компанії-джерела, переходить за посиланням і в інтерфейсі гостьового режиму може переглядати інформацію та виконувати мінімальний набір дій, зокрема підписати документ. Посилання залишатиметься доступним необмежений час, але якщо компанія-джерело закриє доступ до об'єкта за посиланням, то у гостя доступ припиниться.

Інтерфейс гостьового режиму передбачає доступ тільки до одного об'єкта в системі за одним посиланням, навіть якщо гостю є доступними кілька об'єктів.

Звичайний режим комунікації означає, що співробітник контрагента - гість, отримавши від компанії-джерела посилання, обирає продовження комунікацій з компанією-джерелом у звичному режимі, тобто з продовженням комунікацій у звичайному інтерфейсі системи Schrift, створивши акаунт для своєї компанії. Звичайний режим дає майже такі самі широкі можливості роботи зі співробітником контрагента, як якби це був співробітник вашої компанії.

Є кілька обмежень під час роботи зі співробітниками контрагентів:

  • Вони не входять до робочої групи об'єкта вашої компанії, тому їм не стануть доступні події, які завжди доступні учасникам робочої групи за логікою системи. Тобто їм буде доступна тільки та інформація, яка була явним чином їм надана.

  • Для них не можна відкрити доступ до цінностей компанії.

Контрагент може залишатися в гостьовому режимі комунікації, якщо він не хоче переходити в режим звичайної комунікації в системі, незалежно від того, створив він акаунт для своєї компанії в системі чи ні.

Перехід до комунікації з компанією-джерелом у звичайному режимі означає фактично акцепт другої сторони на взаємне підключення до простого та швидкого способу комунікацій.

Такий перехід забезпечує імпорт у базу даних компанії-одержувача інформації, яку було отримано від компанії-джерела, і в цьому разі припинення комунікацій з боку одного із суб'єктів комунікації не позбавить іншого суб'єкта доступу до цієї інформації.

Переписка та підписання документів

У фільтрі Переписка розділу Події можна фільтрувати об'єкти системи, за якими йде комунікація з вибраною Співробітником контрагента.

Фіксуйте в комунікації з контрагентом домовленості, це дасть можливість уникати непорозумінь та підвищить взаємну довіру.

Для надсилання повідомлення, направлення документа або відкриття доступу до події чи файлу, у полі одержувачі, обравши таб з іконкою "глобус", почніть введення імені співробітника або назви контрагента, і система зробить швидкий пошук результатів.

Аватари контрагентів та їхніх співробітників (контактів) в інтерфейсі відрізняються від аватарів співробітників компанії - вони показані не круглої, а квадратної форми. Об'єкти системи із зовнішнім доступом позначені іконкою "глобус" та відповідною "плашкою" з інформацією.

Уся вхідна інформація від Контрагентів надходитиме в Активні події.

Іконка "Зовнішній доступ" означає, що доступ до об'єкта мають контрагенти. Інформація про об'єкт, яка доступна контрагентам:

  • відповідальний, тема й опис

  • картка документа та файли, що підписуються

  • підписи типу Підпис

  • події та файли, до яких було відкрито доступ.

Ця інформація синхронізується у всіх контрагентів, які мають доступ до об'єкта. Якщо контрагент був деактивований з вашого боку, він все ще може отримувати оновлення об'єкта, за наявності у нього комунікації з іншими контрагентами, у яких є доступ до цього об'єкта.

Співробітника контрагента, який працює в гостьовому режимі, система повідомлятиме на її email про кожну нову для неї подію.

Підписання документа із зовнішнім доступом

Ваш партнер може підписувати надіслані йому документи як під час використання звичайного режиму комунікації в системі, так і під час комунікації в гостьовому режимі.

Кожен етап життєвого циклу документа буде відображатися у вигляді статусу (Чернетка, На підписанні, Зареєстрований та ін.) і у вас, і у вашого контрагента. Це дасть змогу завжди бути в курсі поточного етапу роботи над документом та контролювати бізнес-процес.

При створенні документа можна відразу вказати в розсилці на підписи контактну особу контрагента. Або направити на підпис контрагенту документ під час роботи над документом.

Якщо документ має зовнішній доступ, то після підписання всіма запланованими підписами його зміна та додавання нових підписів буде вже недоступною.

Інформація про прочитання події

Інформацію про прочитання події співробітником контрагента можна подивитися в деталях події. Відображатиметься інформація, коли ваш контрагент прочитав подію або вона ще очікує прочитання.

Закриття доступу до події

Якщо ви хочете закрити доступ до надісланої вами події для співробітника контрагента, то це можна зробити у вікні деталей події.

Дія може виявитися недоступною з двох причин: закінчився термін для зміни/видалення інформації щодо налаштувань вашої компанії або співробітник контрагента працює у звичайному режимі та вже виконав дії за подією, що надійшла від вас (цитування, відкриття доступу іншим співробітникам у своїй компанії і т.д.).

Блокування та деактивація контрагента або контактної особи

Якщо з якихось причин одній із посад вашої організації необхідно припинити комунікацію з контрагентом або окремими його співробітниками, то в профілі співробітника або у вікні з інформацією про контакти цього контрагента в основному інтерфейсі, можна блокувати або розблокувати контрагента або його співробітників.

Блокування стане взаємним: як з боку посади, яка виконала блокування, так і з боку заблокованого співробітника контрагента. Інформація, яка була раніше надіслана, стане недоступною, якщо співробітник контрагента працював у гостьовому режимі.

У результаті цієї дії буде припинено можливість зовнішніх комунікацій з контрагентом або його співробітником для цієї посади (інші посади вашої компанії зможуть продовжувати комунікацію з такою контактною особою). У вікні інформації про контрагента і його співробітника буде показано, коли і з чийого боку було заблоковано комунікацію.

У довіднику Контрагенти і в табі Зовнішні комунікації довідника Організаційна структура можна деактивувати контрагента або його окремих співробітників. Унаслідок цієї дії буде припинено можливість зовнішніх комунікацій із контрагентом або окремою контактною особою для всіх посад вашої компанії, а також з боку контрагента.

У вікні інформації про контрагента та його співробітників буде показано коли і з чийого боку було припинено комунікацію.

 

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.