Доступ до документів
Доступ до документа можна надати як під час створення, так і на будь-якому етапі життєвого циклу документа. Будь-який співробітник, який має доступ до документа, може відкрити доступ до нього іншим співробітникам компанії або контрагентам (якщо є роль зовнішні комунікації).
При відкритті доступу до документа ви можете вибрати для одержувача "тихий доступ" або зі сповіщенням, коли ви хочете звернути увагу одержувача на цю подію - йому надійде вхідна подія у фільтр Активні розділу Події, а також лист-повідомлення на пошту і пуш-нотифікація на мобільний застосунок, якщо такі сповіщення, нотифікації не були відключені користувачем.
Дії, які відкривають доступ співробітнику до документа, фактично включають його в Робочу групу цього документа.
Відкрити доступ до документа можна декількома способами:
Пряме відкриття доступу
Відкриття доступу під час створення документа здійснюється безпосередньо з форми створення.
При надсиланні повідомлення або включення в доступ при додаванні файлу, а також прямою дією Відкрити доступ від відповідних місць інтерфейсу.
Перевірити, у кого є доступ до документа, можна у формі Налаштування доступу.
Включення у розсилку
Зробити це можна під час створення документа або пізніше на будь-якому етапі роботи з документом до його реєстрації.
У цьому випадку, доступ відкриється у момент реєстрації документа. Для зручного формування списку розсилки можна використовувати шаблони розсилки або шаблони документів.
Надання права на читання журналу реєстрації
Посада буде автоматично, незалежно від бажання автора документа, отримувати доступ до всіх документів, що зареєстровані у відповідному журналі реєстрації.
Для гнучкого поділу доступу до документів, можна зробити кілька журналів, залежно від того, які документи і кому мають бути доступні.
Закриття доступу до документа
Про закриття доступу до документа, як і до будь-якого іншого об'єкта системи, описано в цій статті.
Тут описано особливості закриття доступу до документа, який зареєстрований у журналі, за яким надано доступ на читання оскільки система не допускає такої прямої дії.
Закрити доступ можна одним із таких способів:
Зняти для співробітника дозвіл на читання журналу реєстрації, в якому зареєстровано документ
Змінити журнал реєстрації, в якому зареєстровано документ (після видалення події його реєстрації) на той, до якого у співробітника немає права доступу на читання
Видалити документ за наявності відповідного права, і якщо зміст документа потрібно зберегти, то попередньо скопіювати його, щоб зареєструвати в іншому журналі
