Доступ до документів

Доступ до документа можна надати як під час створення, так і на будь-якому етапі життєвого циклу документа. Будь-який співробітник, який має доступ до документа, може відкрити доступ до нього іншим співробітникам компанії або контрагентам (якщо є роль зовнішні комунікації).'['

При відкритті доступу до документа ви можете вибрати для одержувача "тихий доступ" або доступ зі сповіщенням, коли ви хочете звернути увагу одержувача на цю подію - йому надійде вхідна подія у фільтр Активні розділу Події.

Дії, які відкривають доступ співробітнику до документа, фактично включають його в Робочу групу цього документа.

Відкрити доступ до документа можна декількома способами:

1. Відкриття доступу під час створення документа або на будь-якому етапі життєвого циклу документа

Під час створення документа безпосередньо з форми створення

Під час включення в одержувачі при надсиланні повідомлення або включення в доступ при додаванні файлу, а також прямою дією Відкрити доступ від відповідних місць інтерфейсу.

Перевірити, у кого є доступ до документа, можна за наведенням на іконку Доступ або в табі Доступ правої частини інтерфейсу.

2.Включення співробітників у розсилку по документу.

Зробити це можна під час створення документа або пізніше на будь-якому етапі роботи з документом до його реєстрації.

У цьому випадку, доступ відкриється після реєстрації документа. Для цього можна використовувати шаблони розсилки або включити в шаблон документа одразу всіх, кому піде розсилка, і тоді не потрібно буде їх додавати вручну (вони додадуться та отримають доступ автоматично).

3. Надання права на читання журналу реєстрації

Посада буде автоматично, незалежно від бажання автора документа, отримувати доступ до всіх документів, що зареєстровані у відповідному журналі реєстрації.

Для гнучкого поділу доступу до документів, можна зробити кілька журналів, залежно від того, які документи і кому мають бути доступні.