Розсилка документа

У момент реєстрації документ розсилається співробітникам або зовнішнім контрагентам, зазначеним у розсилці документа. Автор документа до його реєстрації має визначити тих, кому він буде розісланий по факту реєстрації.

Розсилка виконується від імені того, хто підписав документ. Якщо підписантів декілька, то від імені останнього, хто підписав.

Види розсилки

Розсилка До відома передбачає інформування одержувачів.

Розсилка Для розгляду передбачає, що той, хто отримав документ для розгляду, створить резолюцію щодо цього документа. У результаті направлення документа для розгляду, створюється дочірня задача виконання за документом. Це власна задача того, кому надіслано документ, тобто співробітник має право самостійно вирішити, що робити з цією задачею. Задача автоматично закривається в момент створення резолюції.

Поширена практика роботи з резолюціями для вхідних документів. Правильним результатом реєстрації вхідного документа буде направлення його керівнику, щоб він прийняв рішення що робити з документом, тобто створив резолюцію по ньому.

У системі передбачено створення чернетки резолюції. Референт або інший співробітник може створити чернетку резолюції для керівника, щоб він розглянув і підтвердив її.

Як результат резолюції може бути направлення документа Для виконання, Для відома або Для розгляду.

При розсилці документа До виконання, створюється дочірня задача, в якій вказується тема задачі, термін виконання, постановник і відповідальний. Якщо постановника не вказано, то ним буде підписант документа.

Якщо в компанії ввімкнено модель роботи з урахуванням субординації, тобто налаштовано права між посадами щодо постановки задач, і розсилка на виконання (задача) містить відповідального, то в того, від чийого імені виконуватиметься розсилка, або в будь-якої особи, яка підписала документ, має бути право постановки задач відповідальному. В іншому разі така задача потребуватиме підтвердження.

Якщо після підписання документа тим, у кого є право ставити задачі відповідальному, зазначеному в розсилці на виконання, було додано або змінено розсилання на виконання (змінено термін або інші атрибути), то така задача потребуватиме підтвердження після реєстрації документа.

Шаблони розсилки

Для зручності та економії часу розсилку документа можна налаштувати за допомогою шаблонів. Користувач системи може створити особистий шаблон розсилки документів або скористатися загальнодоступними шаблонами, створеними іншими співробітниками.

Створити новий шаблон розсилки можна також на основі будь-якої розсилки документа в правій частині в розділі Розсилка і резолюції або під час налаштування шаблону документа.

Уже створені шаблони розсилки можна використовувати під час надсилання повідомлень, направлення документа на групове підписання і т. п., обравши потрібну групу одержувачів.

Створити шаблон розсилки (групу одержувачів) можна також під час направлення документа на групове підписання, налаштування\створення шаблону документа, надсилання повідомлення, відкриття доступу.

До груп одержувачів можна включати: як окремі посади, так і підрозділи, організації або Загальний доступ (за посиланням).