Розсилка документа
У момент реєстрації документ розсилається співробітникам або зовнішнім контрагентам, зазначеним у розсилці документа. Автор документа до його реєстрації має визначити тих, кому він буде розісланий по факту реєстрації.
Розсилка виконується від імені того, хто підписав документ. Якщо підписантів декілька, то від імені останнього, хто підписав.
Шаблон документа може містити так звані «жорсткі» атрибути, які не підлягають видаленню або зміні у створеному екземплярі документа.
Розсилка не може бути виконана повторно, навіть після повернення документа до статусу Реєстрація або відкриття його для редагування. Якщо необхідно виконати офіційну розсилку документа, а не просто відкрити до нього доступ, можна скористатися дією Надіслати документ, і тоді одержувач потрапить до блоку Розсилка та резолюції в секції Додаткова розсилка та резолюції.
Види розсилки
Розсилка «До відома»: Бути в курсі без зайвих зусиль
Цей вид розсилки ідеально підходить для інформування колег про документи, які не потребують від них негайних дій.
Мета: Просто тримати команду в курсі справ.
Як це працює: Отримувач отримує сповіщення та доступ до документа. Система фіксує факт ознайомлення, але не створює жодних задач.
Результат: Команда синхронізована, а робочий простір не захаращений зайвими «хвостами» в списках справ.
Розсилка «Для розгляду»: Робота з резолюціями
Цей вид розсилки створений для того, щоб перетворити вхідний документ на конкретні дії. Найчастіше він використовується, коли документ потрапляє «на стіл» до керівника для прийняття рішення.
Як це працює простою мовою:
Автоматична задача: Коли ви надсилаєте документ «Для розгляду», система сама створює задачу для отримувача. Це сигнал: «Потрібно подивитися документ і вирішити, що з ним робити далі».
Свобода дій: Отримувач сам вирішує долю цієї задачі. Щойно він створює Резолюцію (своє рішення по документу), задача автоматично вважається виконаною і закривається.
Результат резолюції: Одним кліком керівник може спрямувати документ далі: Для виконання (дати конкретне доручення), Для відома (просто ознайомити колег) або Для розгляду наступному ланцюжку керівників.
Тандем «Керівник + Референт»: Ми знаємо, як дорого коштує час керівника. Тому в «Шрифті» реалізована зручна функція чернетки резолюції:
Референт може заздалегідь підготувати проект рішення.
Керівнику залишається лише переглянути чернетку та підтвердити її одним натисканням.
Це прибирає рутину та дозволяє керівнику фокусуватися лише на прийнятті рішень, а не на заповненні карток.
Найкраща практика: Для вхідних документів або внутрішніх службових записок ідеальним сценарієм є реєстрація з миттєвим спрямуванням керівнику «Для розгляду». Це гарантує, що жоден лист не залишиться без уваги та чіткої вказівки до дії.
Розсилка «Для виконання»: Відповідальність та контроль
Цей вид розсилки перетворює документ на конкретне доручення. Система автоматично створює задачу, де вже вказані всі деталі: тема, термін, постановник та відповідальний.
Хто стає постановником? Зазвичай це підписант документа. Це логічно: хто надав документу юридичної сили, той і відповідає за його реалізацію. Але в розсилці постановником може бути вказаний і будь-який інший співробітник.
Розумна субординація (Контроль прав): Якщо у вашій компанії налаштовані права постановки задач («хто кому може давати доручення»), «Шрифт» уважно стежить за дотриманням правил:
Автоматичний запуск: Якщо підписант має право ставити задачі відповідальному — задача запускається миттєво після реєстрації.
Захист від «самодіяльності»: Якщо ж прямого права на постановку задачі немає, система не заблокує процес, а просто попросить підтвердження. Це гарантує, що жодна задача не з’явиться в плані співробітника без відома його керівника.
Контроль змін: Якщо після того, як документ був підписаний керівником, хтось вирішив змінити терміни або склад виконавців у розсилці — така задача також потребуватиме повторного підтвердження. Це ваш захист від ситуацій, коли «дедлайн непомітно пересунули на вчора».
Результат: Кожен знає, що робити, а керівництво впевнене, що всі задачі легітимні та відповідають домовленостям.
Якщо в компанії підключено інтеграцію з СЕВ ОВВ, то будуть доступні додаткові види розсилки, специфічні для взаємодії за СЕВ ОВВ.
Шаблони розсилки
Для зручності та економії часу розсилку документа можна налаштувати за допомогою шаблонів. Користувач системи може створити особистий шаблон розсилки документів або скористатися загальнодоступними шаблонами, створеними іншими співробітниками.
Створити новий шаблон розсилки можна також на основі будь-якої розсилки документа в правій частині в розділі Розсилка і резолюції або під час налаштування шаблону документа.
Уже створені шаблони розсилки можна використовувати під час надсилання повідомлень, направлення документа на групове підписання і т. п., обравши потрібну групу одержувачів.
Створити шаблон розсилки (групу одержувачів) можна також під час направлення документа на групове підписання, налаштування\створення шаблону документа, надсилання повідомлення, відкриття доступу.
До груп одержувачів можна включати: як окремі посади, так і підрозділи, організації або Загальний доступ (за посиланням).